Есть несколько видов документов, которые стороны сделки обязательно подписывают после ее завершения. Разбираемся, какие бумаги называют закрывающими документами и как их грамотно составить.
Закрывающие документы — это документы, которые подтверждают, что определенные работы или услуги были выполнены, а товары получены. Их оформляют при завершении сделки.
Например, заказчик пожелал построить новый офисный комплекс и обратился в строительную компанию. После того как работы завершены, а объект сдан под ключ, обе стороны готовят и подписывают закрывающие документы. В них включено подтверждение качества выполненных работ, удовлетворение всех заранее оговоренных условий, суммы окончательных расчетов и других финансовых обязательств, а также передача собственности. Подписав эти документы, строительная компания показывает, что все обязательства выполнены надлежащим образом, а заказчик подтверждает, что результат его устраивает.
Закрывающие документы — важная часть делового документооборота и необходимы в ряде ситуаций как для юридических, так и для бухгалтерских целей. Их основная функция — подтверждение факта выполнения работ или оказания услуг, согласование условий сделки между контрагентами.
Реализовывать самые амбициозные проекты предпринимателям помогают сервисы для бизнеса, которые предлагает компания reg.ru.
Одна из наиболее распространенных ситуаций, когда требуются закрывающие документы — сдача-приемка работ или услуг. В этом случае акт выполненных работ или акт оказания услуг подтверждает, что подрядчик выполнил свои обязательства в полном объеме и с требуемым качеством. Эти документы защищают как исполнителя, так и заказчика, обеспечивая ясность и прозрачность сделки.
В бухгалтерии закрывающие документы нужны для учета и налогообложения. Это основание для отражения хозяйственных операций в учете, и с их помощью можно правильно исчислить налогооблагаемую базу. По закону, любая финансовая операция должна быть подтверждена первичными документами. Они подтверждают расчеты налоговой нагрузки, служат обоснованием того, что деятельность фирмы ведется легальными путями. Если их не будет, к компании возникнут вопросы со стороны Налоговой службы. Представители малого и среднего бизнеса, крупные компании, индивидуальные предприниматели, а также государственные организации — всем нужны закрывающие документах для эффективной, а главное, законной работы.
Тот или иной тип закрывающих документов оформляется в зависимости от вида сделки.
Например, фирма на общей системе налогообложения производит и реализует оборудование для полиграфии. Типография, также работающая на ОСН, приобрела у нее лазерную печатную машину. При продаже компания предоставила счет-фактуру с НДС. Типография имеет право вычесть эту сумму из собственной налогооблагаемой базы.
При посреднических операциях, когда агенты выступают от своего имени, но в интересах заказчика, который является плательщиком НДС, также нужно оформлять счета-фактуры. Это касается не только агентских договоров, но и случаев, когда агент приобретает товары, услуги или работы, а затем перепродает их, выступая как посредник.
Если зарубежный поставщик не зарегистрирован в ФНС РФ, российская компания, закупающая у него товар, становится налоговым агентом по НДС. Это возлагает на нее обязанность не только производить удержание и уплату налога, но и вести соответствующую документацию в виде счетов-фактур.
Для самозанятых, то есть плательщиков налога на профессиональный доход, закрывающий документ — это просто чек из приложения «Мой налог». Особенность системы налогообложения самозанятых в России — обязательное оформление и передача чека. Этот документ не только служит подтверждением платежа, он — основа налоговой отчетности самозанятого.
По завершении работы самозанятый может предоставить акт с перечислением выполненных работ для подтверждения их приемки. Но в законе нет прямых указаний на то, что он должен в обязательном порядке оформить такой документ.
Каждая компания или ИП могут предъявлять свои требования к оформлению документов. Поэтому перед началом сотрудничества постарайтесь обсудить и утвердить список необходимых бумаг.
Чтобы правильно составить и оформить закрывающие документы, необходимо пройти несколько ключевых этапов.
Акт должен сопровождаться ссылкой на контракт или договор, на основании которого работы выполнялись.
В качестве примера рассмотрим сделку между двумя компаниями — ООО «ТехноИнвест» и ЗАО «ПродуктПласт». Она была связана с поставкой инновационного оборудования для переработки пластмасс, которое ООО «ТехноИнвест» приобрело у ЗАО «ПродуктПласт» для своих производственных нужд. Общая стоимость договора составила 50 млн. руб., включая налог на добавленную стоимость. Основными участниками этой сделки были генеральный директор «ТехноИнвест» Антон Технарев и коммерческий директор «ПродуктПласт» Виктория Пластилинова. В этом случае будет сразу несколько закрывающих документов.
Взаимное предоставление закрывающих документов обеспечило юридическую чистоту сделки и гарантировало обеим сторонам защиту их финансовых интересов.
В ситуации, когда контрагент не предоставляет закрывающие документы, первым шагом будет обращение к условиям заключенного договора. Поэтому заранее пропишите в нем условие об обязательном возврате второго экземпляра нужной бумаги и последствия невыполнения этого требования.
В большинстве случаев договор содержит положения о порядке и сроках передачи документов. Если контрагент нарушает эти условия, вы имеете право направить ему письменное требование. Лучше всего это сделать в форме официального письма с указанием конкретных статей договора, которые были нарушены.
Например, представим ситуацию: ваша компания занимается поставкой строительных материалов, и ваш контрагент — строительная компания. В договоре прописано, что закрывающие документы должны быть предоставлены в течение 12 рабочих дней после поставки на склад заказчика. Однако, уже прошло больше двух недель, а бумаги до сих пор не получены. В таком случае вы можете официально направить письмо вашему контрагенту с напоминанием о невыполнении обязательств по договору. Если письменное требование не приносит результатов, вы имеете право требовать расторжения договора и/или возмещения убытков.
Если это не помогло, обращайтесь в арбитражный суд для разрешения спорной ситуации. Это может быть необходимо, если контрагент отказывается выполнять свои обязательства даже после получения письменного требования, и если нарушение существенно влияет на ваши бизнес-процессы.
Случается и так, что вопрос решается в процессе досудебного урегулирования спора. Иногда личная встреча или более глубокое обсуждение помогает разрешить ситуацию без необходимости обращения в суд. Действуя в рамках закона и следуя предусмотренным процедурам, вы сможете защитить интересы вашего бизнеса.
Ирина Рудевич
До недавнего времени самой популярной системой для работы в офисе считалась Windows. Но под влиянием…
Общероссийский классификатор видов экономической деятельности (ОКВЭД) — это система обозначений, позволяющая быстро понять, чем занимается…
Разбираемся, что такое код вида дохода и какие они бывают. Заодно расскажем, как заполнить платежное…
Любой предприниматель хотел бы уметь предсказывать спрос на свои товары. И этого можно добиться, если…
Для разбирательств между компаниями существует особый суд — арбитражный. Он создан для решения споров между…
Работа менеджера — сложная, но интересная и перспективная. Рассматриваем, чем занимается такой специалист, какие у…