УПД в бухгалтерии: когда один документ может заменить несколько

Многие предприниматели жалуются на сложный и слишком изобильный документооборот: много документов приходится оформлять. Но при этом российское законодательство дает возможность заменить несколько расхожих бумаг одним документом.

Что такое УПД в бухгалтерии

Аббревиатура УПД расшифровывается как «универсальный передаточный документ», и документ этот существенно упрощает компаниям документооборот. Он начал использоваться с 2013 года и позволил упростить документооборот. До появления УПД при, например, передаче товара оформлялись два документа: накладная и счет-фактура. Первый — для подтверждения операции, второй — для учета НДС. С УПД же надобность в комплекте документов пропала, он их заменяет. Право подписи УПД принадлежит либо директору организации, либо уполномоченному лицу. 

Можно выделить несколько преимуществ УПД перед традиционными документами:

• Во-первых, УПД экономит время и ресурсы. Когда приходится оформлять один документ вместо нескольких, упрощается документооборот снижается вероятность ошибок. 
• Во-вторых, УПД упрощает учет. УПД позволяет сократить количество бумажных документов и уменьшить объем информации, которую необходимо обрабатывать вручную.
• В-третьих, сокращает затраты. Применение УПД снижает расходы на печать и хранение документов.

В практике, УПД чаще всего используется во время продажи товаров, при оказании услуг до сих пор чаще используются накладная и счет-фактура. 

Несмотря на все свои достоинства, УПД подходит не для всех операций. Его можно использовать при поставках тех или иных товаров, оказании и приемке услуг, полный список таких поводов можно посмотреть здесь.

Компании нет нужды отказываться от, возможно, более привычных накладных и счетов-фактур, чтобы начать выписывать УПД: все эти документы можно совмещать. По умолчанию, УПД используют по согласованию с контрагентами. 

Реализовывать самые амбициозные проекты предпринимателям помогают сервисы для бизнеса, которые предлагает компания reg.ru.

Бумажный и электронный УПД 

Бумажный и электронный УПД — два разных формата одного и того же документа, но они имеют свои особенности.

Закон не устанавливает четкие требования к тому, как именно должен выглядеть бумажный УПД. Главное, чтобы в нем были указаны все необходимые сведения, то есть те, что есть в накладной и счете-фактуре. Не будем забывать и традиционные особенности бумажных документов: они могут повредиться при передаче и транспортировке, их нужно распечатывать и потом хранить, а если у компании большие обороты, то таких документов будет много, а это дополнительные затраты.

Для работы с цифровым документом понадобится усиленная квалифицированная электронная подпись. Кроме того, ЭУПД в отличие от своего традиционного аналога имеет четкую форму, установленную Налоговой службой. 

Важно помнить, что согласно 2 статье 371-ФЗ о внесении изменений в Налоговый кодекс РФ, если компания реализует товар из стран ЕАЭС, УПД необходимо оформлять только в электронном виде. Кроме того, электронный УПД в обязательном порядке оформляется при продаже прослеживаемых товаров: импортные холодильники, стиральные машины, мониторы, погрузчики, прочий транспорт промышленного назначения и так далее. Не обойтись без УЭПД и при работе с товарами, подлежащими маркировке.

Какие документы заменяет УПД

Главное преимущество УПД в том, что он позволяет отказаться сразу от нескольких других бумаг.

1. Товарная накладная (ТОРГ-12). Она подтверждает факт передачи товара от продавца покупателю. В случае применения УПД, он включает те же данные, что и товарная накладная, и может служить ее заменой.

2. Акт выполненных работ (КС-2). Этот документ фиксирует выполнение работ или услуг подрядчиком и приемку их заказчиком. УПД также может содержать информацию о выполнении работ и услугах.

3. Счет-фактура. В некоторых случаях УПД может заменить счет-фактуру, что особенно удобно при расчете НДС.

Таким образом, можно сказать, что УПД объединяет в себе функции этих трех документов, что значительно упрощает процесс документооборота и снижает вероятность ошибок.

Отличие УПД от счет-фактуры

УПД и счет-фактура отличаются по своему назначению. УПД предназначен для подтверждения факта сделки: передачи товара, выполнения работы или оказания услуги. Счет-фактура, в свою очередь, служит основанием для расчета НДС и вычета по нему, но сам по себе не является первичным документом.

Кроме этого, счет-фактура, в отличии от УПД, содержит ставку и сумму НДС. Отличается у документов и механика заверения подписями: УПД подписывают обе стороны сделки, в то время как счет-фактура обычно подписывает только продавец. Наконец, УПД оформляется на специальном бланке, отличном от стандартизованного формата счета-фактуры.

Отличие УПД от товарной накладной

УПД может заменить накладную, а накладная УПД не может, потому что УПД содержит в себе все те сведения, которые включают в товарную накладную.

Накладная, в отличие от УПД, не может заменить счет-фактуру. Накладная оформляется традиционно на бумаге, в то время как УПД может оформляться в электронном виде. 

Когда УПД нельзя использовать

УПД — удобная для документооборота форма, но есть случаи, когда его нельзя использовать. Например, УПД нельзя оформить вместо счет-фактуры при получении продавцом на общей системе налогообложения частичной или полной предоплаты — аванса. 

В некоторых случаях УПД не может заменить и накладную:

• если по условиям договора прописано использование именно накладной;
• если сделка уже оформлена, и в документы нужно внести изменения — корректировка стоимости производится через составление УКД (универсальный корректировочный документ); 
• при создании дубликатов первичных документов; предположим, важная накладная потерялась или порвалась при транспортировке — всякое бывает, но в этом случае УПД не может ее заменить, так как дубликат должен в точности повторять оригинальный документ.

Алексей Рудевич