Как заполнять табель учета рабочего времени

Данные о каждом пропущенном рабочем дне и каждом отработанном часе собираются и хранятся, чтобы каждый сотрудник в конце месяца получил по заслугам ― ровно столько, сколько заработал.

Для чего нужен табель учета рабочего времени 

Табель учета рабочего времени ― это документ, куда вносится информация о рабочих днях сотрудников: сколько человек отработал, сколько был в отпуске или на больничном. Вся эта информация пригодится, когда дело дойдет до расчета зарплаты.

Компания может применять собственный вид бланка, однако для унификации отчетности лучше использовать форму, разработанную Росстатом.

Заполнять табель учета рабочего времени ― это обязанность работодателя, независимо от того, крупная ли это корпорация или микропредприятие с сотрудниками, которых по пальцам можно пересчитать. Если табеля не будет, на компанию могут наложить штраф по ч.1 ст. 5.27 КоАП.

Табель нужен сразу нескольких важнейших процедур. 

Расчет заработной платы

Бухгалтерия вычисляет по табелю, какую сумму получит человек за прошедший месяц. Без данных об отработанных часах и сверхурочных сделать это будет крайне сложно.

Учет больничных и командировок 

Табель применяют, чтобы точно знать, когда сотрудник был в отпуске, как долго болел и сколько времени провел в командировках. Все эти данные, разумеется, не просто коллекционируются, а используются для расчета выплат сотрудникам.

Статистический анализ и планирование

Информация из табеля пригодится для анализа рабочей нагрузки, планирования персонала и оптимизации рабочих процессов. Если сотрудники жалуются на то, что света белого из-за работы не видят, вероятно, подтверждение этого будет в таблицах табеля.

Соблюдение законодательства

В России законодательство устанавливает, что всем организациям без исключения необходимо заполнять табель учета рабочего времени, иначе на них могут наложить штраф. 

Табель учета рабочего времени ― это важный инструмент для организации, позволяющий эффективно управлять рабочим временем сотрудников. Так же, как и сервисы для бизнеса от компании reg.ru, которая предлагает широкий выбор готовых решений с полным набором инструментов для автоматизации вашего бизнеса.  

Единые требования для формы Т-12 и формы Т-13

Если отталкиваться от бланков, которые рекомендует использовать Росстат, компании могут выбирать между формами Т-12 и Т-13. Они равнозначны и во многом повторяют одна другую, главное различие состоит в том, что Т-12 учитывает не только рабочее время, но и зарплату. Правда, в наше время бухгалтеры не пыхтят над калькуляторами и формулярами, высчитывая получку каждому сотруднику, все это делают за них специальные программы. Так что большинство работодателей выбирают более компактную форму Т-13, просто чтобы не делать лишнюю работу.

Требования для заполнения Т-12 и Т-13 одинаковые. Рекомендуем обратить внимание на следующие аспекты.

• Оформление

Табели необходимо оформлять по образцу. Заполняют их двумя способами: сплошным, когда прописываются все отработанные и не отработанные часы, или методом фиксации исключений, то есть когда указываются только неявки, больничный и отпуск. 

• Содержание

Табель должен содержать полные и достоверные данные о работниках: ФИО, должность по штатному расписанию, отдел или другое структурное подразделение.

• Учет рабочего времени

В табеле должны быть указаны все виды рабочего времени: часы работы, сверхурочные, больничные и отпуска. Необходимо фиксировать дни отсутствия и их причины. Если человек пропустил рабочий день по болезни, то можно занести об этом отметку в табель только после того, как сотрудник предъявит справку из больницы. 

• Подписи

Отдельный раздел в табеле отведен под подписи должностных лиц. Это руководитель подразделения, который ведет учет, а также руководитель организации или его заместитель. Только после получения всех подписей табель можно передать в бухгалтерию для расчета зарплаты. 

Образец заполнения табеля учета рабочего времени 

Табель учета рабочего времени включает следующие элементы:

• период отчета, например, месяц;
• название компании и подразделение;
• табельный номер и ФИО сотрудника;
• дата, за которую указываются часы работы;
• рабочие часы;
• выходные и праздничные дни;
• отпуск, отгулы, сверхурочные и больничные; 
• отработанные часы за день и за весь период;  
• подписи.

Обычно табель начинается с таблицы, где указана расшифровка кодов, которые далее встречаются в документе. Проставлять можно либо буквенные обозначения, либо цифровые.

Название периода	Буквенный код	Цифровой код
Продолжительность работы в дневное время	Я	01
Продолжительность работы в ночное время	Н	02
Продолжительность работы в выходные и нерабочие праздничные дни	РВ	03
Продолжительность сверхурочной работы	С	04
Продолжительность работы вахтовым методом	ВМ	05
Служебная командировка	К	06
Повышение квалификации с отрывом от работы	ПК	07
Повышение квалификации с отрывом от работы в другой местности	ПМ	08
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск	ОТ	09
Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск	ОД	10
Дополнительный отпуск в связи с обучением с сохранением среднего заработка работникам, совмещающим работу с обучением	У	11
Сокращенная продолжительность рабочего времени для обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением заработной платы	УВ	12
Дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения заработной платы	УД	13
Отпуск по беременности и родам (отпуск в связи с усыновлением новорожденного ребенка)	Р	14
Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет	ОЖ	15
Отпуск без сохранения заработной платы, предоставляемый работнику по разрешению работодателя	ДО	16
Отпуск без сохранения заработной платы при условиях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации	ОЗ	17
Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы	ДБ	18
Временная нетрудоспособность (кроме случаев, предусмотренных кодом "Т") с назначением пособия согласно законодательству	Б	19
Временная нетрудоспособность без назначения пособия в случаях, предусмотренных законодательством	Т	20
Сокращенная продолжительность рабочего времени против нормальной продолжительности рабочего дня в случаях, предусмотренных законодательством	ЛЧ	21
Время вынужденного прогула в случае признания незаконными увольнения, перевода на другую работу или отстранения от работы, с восстановлением на прежней работе	ПВ	22
Невыходы на время исполнения государственных или общественных обязанностей согласно законодательству	Г	23
Прогулы (отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение времени, установленного законодательством)	ПР	24
Продолжительность работы в режиме неполного рабочего времени по инициативе работодателя в случаях, предусмотренных законодательством	НС	25
Выходные дни (еженедельный отпуск) и нерабочие праздничные дни	В	26
Дополнительные выходные дни (оплачиваемые)	ОВ	27
Дополнительные выходные дни (без сохранения заработной платы)	НВ	28
Забастовка (при условиях и в порядке, предусмотренных законом)	ЗБ	29
Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств)	НН	30
Время простоя по вине работодателя	РП	31
Время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника	НП	32
Время простоя по вине работника	ВП	33
Отстранение от работы (недопущение к работе) с оплатой (пособием) в соответствии с законодательством	НО	34
Отстранение от работы (недопущение к работе) по причинам, предусмотренным законодательством, без начисления заработной платы	НБ	35
Время приостановки работы в случае задержки выплаты заработной платы	НЗ	36

Табель учета рабочего времени ОБРАЗЕЦ.xlsx

Табель состоит из бланка, в шапке которого есть данные о компании и название подразделения, а также таблицы, где записаны ФИО сотрудников, их табельные номера и должности. Напротив каждой фамилии есть 31 столбец, соответствующий числу календарных дней в месяце. Для каждого дня две клетки: в верхней указывают коды, которые соответствуют статусу сотрудника в этот день, например «Я» ― это явка, «ОТ» ― это очередной оплачиваемый отпуск, а «ДО» ― отпуск за свой счет. В нижней клетке проставляют количество часов, отработанных в тот или иной день. 

На третьей странице табеля, если речь идет о форме Т-12, находится таблица для расчетов с сотрудниками за их работу. Там есть оклад каждого из них и количество отработанных за месяц часов, а также сколько дней было пропущено по болезни или другим причинам. Из этих данных выводится сумма, сколько человек должен получить денег за текущий месяц. 

Многие компании вводят собственные шифры, которые помогают им составлять отчетность. Например, отдельно помечают зарплату сотрудникам, занятым в основном производстве, а отдельно ― вспомогательным службам (например, бухгалтерии). Заполненный бланк отдается на подпись руководителю отдела и руководителю организации. 

Кто заполняет табель учета рабочего времени 

Заполнять табель учета рабочего времени может любой сотрудник, если руководитель возложит на него этот труд. Позволить себе отдельного сотрудника под эту задачу мало кто может, так что чаще всего этим занимаются кадровики. При этом любой сотрудник вправе ознакомиться со своим табелем и проверить, все ли там верно указано.

• Руководители отделов отвечают за правильность данных, где указано рабочее время их подчиненных.
• Кадровики обрабатывают табели и передают их в бухгалтерию. 
• Бухгалтерия рассчитывает зарплату с учетом данных, указанных в табеле. 

Срок хранения табеля учета рабочего времени

В России по закону табель учета рабочего времени нужно хранить в компании 5 лет с момента его составления. Но если условия труда в организации относятся к разряду тяжелых, опасных и вредных, табель придется хранить 50 лет, если он был составлен до 1 января 2003. Если позже этой даты, то уже целых 75 лет. 

Форма Т-13 и Т-12: отличия 

Табель учета рабочего времени Т-12 отличается от Т-13 несколькими важными элементами.

• Т-13 необходим только для расчета рабочего времени, а Т-12 используется также и для расчета зарплаты.
• Т-13 легче заполнять, так как там меньше пунктов, поэтому большинство работодателей используют именно эту форму. 
• Т-12 начинается с буквенных кодов, которые потом используются в таблице. В Т-13 эти обозначения можно пропустить. 
• Т-12 заполняется разными подразделениями. Таблицу с отсутствиями и присутствиями на работе заполняет руководитель отдела, а за листы 3 и 4 с расчетом зарплаты отвечает бухгалтерия. 
• В Т-12 больше колонок и они расположены немного иначе, чем в Т-13, ― календарные дни расположены в одну строку.

Андрей Лебедев