Расчет заработной платы по окладу в 2026 году: как понять, сколько заработал сотрудник

Вряд ли будет преувеличением сказать, что для многих самое важное в работе — это цифры в сообщении о начислении зарплаты. А чтобы сумма по итогам месяца не разочаровала, важно правильно рассчитать, на сколько наработал тот или иной человек.

В чем разница между зарплатой и окладом

Зарплата и оклад — два термина, которые часто употребляются как синонимы, но предпринимателю с наемными работниками важно понимать разницу, которая на самом деле довольно значительна.

Оклад — фиксированная часть оплаты, которая устанавливается работнику на основании его должности, квалификации и опыта. Это определенная сумма, которая выплачивается сотруднику независимо от его результатов или объема выполненной работы. Оклад является базовой составляющей зарплаты и прописывается в трудовом договоре.

Зарплата же включает в себя и оклад, и любые дополнительные выплаты: премии, бонусы, компенсации за сверхурочную работу и другие надбавки. Таким образом, зарплата — общее вознаграждение, которое работник получает за свой труд за определенный период, как правило, месяц.

Больше полезных сервисов для бизнеса — на сайте Рег.ру.

Элемент зарплаты	Что это такое	Пример
Оклад	Фиксированная часть зарплаты, установленная трудовым договором и не зависящая от результатов месяца	60 000 рублей в месяц
Премия	Переменная часть дохода, которая выплачивается за выполнение KPI, плана или по итогам периода	15 000 рублей за выполнение плана продаж
Надбавки	Доплаты за особые условия труда, квалификацию, стаж, работу в выходные или ночное время	5 000 рублей за стаж или ночные смены
Удержания	Суммы, которые вычитаются из начисленной зарплаты по закону или по заявлению сотрудника	НДФЛ 13% — 10 400 рублей
Итого к выплате	Фактическая сумма, которую сотрудник получает «на руки» после всех удержаний	69 600 рублей

Интересный пример можно найти в мире спорта, где отличие между зарплатой и окладом особенно ярко выражено. Рассмотрим контракт профессионального футболиста. В его условиях может быть прописан оклад — это фиксированная сумма, которую спортсмен получает за то, что является членом команды, независимо от того, сколько матчей он сыграл и какова его результативность. Однако общая зарплата футболиста включает также различные бонусы и премии, например, за забитые голы, результативные передачи, количество проведенных матчей и участие в победных играх. Если игрок проявляет себя особенно хорошо, его зарплата может многократно превышать изначальный оклад. Это и демонстрирует разницу между окладом и зарплатой, подчеркивая значимость и разнообразие механизма поощрения в профессиональной среде. 

Изменения в расчете зарплаты с 1 сентября 2025 года

С 1 сентября 2025 года в России вступили в силу принципиальные изменения в порядке расчета среднего заработка. Новые правила утверждены Постановлением Правительства РФ № 540 от 24.04.2025.

Что поменяется в расчете среднего заработка

• Более точный учет фактически отработанного времени. Средний дневной заработок теперь считается исходя из суммы фактически начисленной зарплаты, деленной на количество фактически отработанных дней за 12-месячный расчетный период. Это будет основой для большинства выплат, кроме отпусков и компенсаций за неиспользованные отпуска.
• Отдельные формулы для отпусков. Для отпускных и компенсаций применяется другой алгоритм: зарплата делится на 12 месяцев и на среднее число календарных дней (29,3) — это важно для выплат, начисляемых по календарю.
• Учет премий и поощрений. В новый порядок явно включены денежные поощрения и премии, фактически начисленные работнику в расчетном периоде. Это благоприятно скажется на размере среднего заработка в компаниях с системой мотивации, где премии значимы. Ранее такие выплаты могли не учитываться.
• Особенности при суммированном учете. Если у сотрудника учет рабочего времени суммированный, то средний доход определяют через средний часовой заработок, умноженный на количество рабочих часов в периоде.

Основные принципы остались прежними: средний заработок определяется за 12 календарных месяцев, предшествующих выплате, и учитывает только фактически начисленные суммы. Только период, когда зарплата не начислялась, исключается из расчетного периода

Как рассчитать зарплату за месяц

Обычно расчет заработной платы — не самая сложная вещь, но нужно помнить про несколько важных моментов.

1. Вид оплаты труда. В трудовом договоре должен быть прописан формат оплаты, по которому можно посчитать оклад. Это может быть почасовая или окладная система.
2. Учет отработанного времени. В счет идут все дни, отработанные сотрудником, включая переработки, если они оплачиваются дополнительно. Месячный оклад делится на количество рабочих дней по производственному календарю. Например, в октябре 2024 года 23 рабочих дня. При зарплате 46 тыс. руб. каждый день будет стоить 2 тыс. руб. 

Когда сотрудник отработал все дни в месяце, он получает полный оклад, независимо от того, сколько их было: и за 17 рабочих дней в январе, и за 23 дня в июле это будет одна и та же сумма. Зарплата не снижается из-за выходных и праздничных дней. При этом если сотрудник отработал в официальный выходной, оплата за этот день, как правило, рассчитывается по повышенной ставке. 

3. Надбавки и премии. Это может быть премия за превышение KPI, надбавки за стаж, региональные выплаты. Эти выплаты тоже облагаются НДФЛ, потому что являются доходом сотрудника. 

4. Расчет налогов и удержаний. Обычно включают подоходный налог и страховые взносы. Размер этих удержаний зависит от законодательства конкретной страны и применяемых налоговых льгот. В настоящее время ставка подоходного налога в России для большинства граждан составляет 13%. Этот налог вычитается из заработной платы работника до начисления каких-либо других удержаний, влияя на его чистую зарплату.

Страховые взносы (пенсионное, медицинское и социальное страхование) не удерживаются из зарплаты, как НДФЛ, их платит работодатель в процентах от начисленного сотруднику дохода. 

Формула расчета заработной платы

Для почасовой оплаты: ЗП = (ставка х отработанные часы + надбавки) - удержания 

Для окладной системы: ЗП = (оклад + надбавки) - удержания

Предположим, сотрудник работает за оклад в размере 50 тыс. руб. в месяц. В дополнение он получает ежемесячную премию 5 тыс. руб. и надбавку за стаж в размере 3 тыс. руб. рублей. Налоговые удержания составляют 13% от общей суммы дохода.

1. Общий доход = оклад + премия + надбавка (50 тыс. руб. + 5 тыс. руб. + 3 тыс. руб. = 58 тыс. руб.)
2. Удержания = общий доход х 0,13 (58 тыс. руб. х 0,13 = 7540 тыс. руб.)
3. Чистая ЗП = общий доход - удержания (58 - 7540 = 50 460 тыс. руб.)

Чистая заработная плата сотрудника, которую он получит на руки, составит 50 460 руб. Это актуально в случае, если он отработал все рабочие дни. Если, например, в этом месяце 20 рабочих дней, а сотрудник взял два дня за свой счет, сначала нужно рассчитать стоимость одного рабочего дня и умножить на количество отработанных.

Общий доход = 50000 (оклад) : 20 (всего рабочих дней в месяце) х 18 (количество отработанных дней) = 45 тыс. руб. 

К полученной сумме уже добавляют премию и надбавку, а из итоговой вычитают 13% НДФЛ, так как работодатель выступает налоговым агентом сотрудника: 

(45 тыс. руб. + 5 тыс. руб. + 3 тыс. руб.) - 13 % = 46 110 руб.

В случае, когда сотрудник был в отпуске или на больничном, применяется система расчетов с учетом общей стоимости отпускных и больничных дней в каждом конкретном случае. 

FAQ по расчету заработной платы

Что входит в расчет зарплаты?
В расчет зарплаты включают оклад, премии, надбавки, компенсации и стимулирующие выплаты. Из суммы начислений удерживают НДФЛ и другие обязательные удержания (например, по исполнительным листам).

Как учитывать отпускные и больничные при расчете?
Отпускные и больничные считают отдельно — на основе среднего заработка за расчетный период. Эти выплаты не включаются в зарплату за отработанное время, но отражаются в общем доходе сотрудника.

Кто отвечает за правильность расчета зарплаты?
Ответственность несет работодатель, а на практике бухгалтерия или кадровая служба. Ошибки в расчетах могут привести к штрафам, доначислениям и трудовым спорам.

Что изменилось в расчете зарплаты в 2025 году?
С 2025 года обновлен порядок расчета среднего заработка: уточнены формулы, правила учета премий и фактически отработанного времени. Это влияет на отпускные, выходные пособия и другие выплаты.

Чем отличается расчет зарплаты по расширенной формуле?
Расширенная формула учитывает не только оклад, но и переменные выплаты, премии, надбавки и особенности графика работы. Такой подход дает более точный и справедливый расчет дохода сотрудника.

Ирина Рудевич