Подборка инструментов для удалённой работы от REG.RU

Сейчас из-за пандемии коронавируса многие компании переходят на удалённую работу. В REG.RU же распределённые команды существуют чуть ли не со дня основания. Мы решили нести опыт в массы и в серии материалов рассказать об инструментах и подходах для дистанционной работы, которые успешно применяются у нас. Первый текст посвящён онлайн-сервисам и приложениям для дистанционных сотрудников.

Около половины сотрудников REG.RU (212 из 511) официально работают дистанционно. Чтобы избежать распространения коронавируса, многие переходят на удалённую работу на карантине, однако некоторые ввиду специфики деятельности продолжают работать из офиса. Чтобы обеспечить дополнительные меры безопасности, в наших офисах дезинфицируются рабочие поверхности, стоят рециркуляторы и антисептики. Кроме того, запрещены офлайн-совещания более чем трёх человек и командировки.

Пока нет причин говорить о переходе на «удалёнку» для абсолютно всех сотрудников REG.RU, но мы уверены, что справимся и с этим. У нас есть опыт, отлаженные процессы и инструменты для работы из дома, которые помогают организовать комфортную рабочую среду.

Инструменты G Suite

В каждой компании есть набор сервисов, которыми пользуются абсолютно все сотрудники. И в нашем случае это инструменты G Suite от Google — очень удобные и совместимые друг с другом приложения для самых разных задач: от общения до составления планов на неделю. Сюда входят:

Gmail — почта для сотрудников компании: есть как индивидуальные «ящики», так и командные (отличное решение, если надо обратиться сразу ко всей компании или конкретной команде).

Hangouts — основной корпоративный чат Hangouts Chat и сервис для звонков Hangouts Meet. Удобно, что если нужно написать какому-либо сотруднику, можно найти его по имени и фамилии или рабочему e-mail. Hangouts Meet используются для совещаний. Правда, у него есть ограничения по числу участников — до 250 человек на расширенном тарифе. Кстати, чтобы поддержать переходящие на удалённую работу организации, Google открыл доступ к премиум-тарифу Hangouts для всех пользователей G Suite до 1 июля 2020 года.

Диск — облачное хранилище для рабочих файлов.

Документы — пригодятся тем, кто так или иначе работает с текстами. Здесь можно следить за историей изменения файлов, вносить комментарии, оставлять пометки и применять все необходимые инструменты форматирования.

Таблицы — многофункциональный инструмент для расчётов, построения диаграмм, схем и графиков. Но ещё в таблицах можно составлять различные списки, планы, роадмапы и другие структурированные документы. 

Календарь — помогает не только узнавать, что сегодня за день, но и следить за расписание командных встреч, сверять начало и окончание рабочего дня сотрудников, чтобы приглашать их на совещания в удобное время. При создании приглашения на встречу Календарь автоматически генерирует ссылку на неё в Hangouts Meet и отправляет письма всем участникам.

Формы — опросник, который поможет быстро узнать мнение сотрудников о чём-либо: можно устроить публичное или закрытое голосование, собирать статистику и делиться мнениями.

Authenticator — сервис двухэтапной аутентификации используется для безопасного входа во все ресурсы, где есть авторизация через аккаунт Google.

Любая компания может подключить G Suite к корпоративному веб-адресу и получить красивую почту на своём домене со всеми упомянутыми инструментами Google.

Звонки, чаты, совещания

Свободное общение с командой — один из залогов успешной работы над совместными проектами. Удалёнщики активно принимают участие во встречах и совещаниях, — современные онлайн-сервисы позволяют общаться с коллегами каждый рабочий день.

Discord

Мессенджер, который пользуется большой популярностью у наших команд разработчиков, хотя изначально Discord предназначался для геймерских чатов. В нём есть закрытые и открытые комнаты для общения команд, личные сообщения, аудио- и видеозвонки, а также очень удобные голосовые каналы, позволяющие быстро обсудить какой-либо вопрос.

GoToMeeting

В основном все совещания проводятся в Hangouts Meet, о котором мы говорили выше, а GoToMeeting используется для более масштабных встреч, так как позволяет подключить к ним больше людей (до 3000 на премиум-тарифе).

Ведение проектов и задач

Kaiten

Основной инструмент для управления проектами, который используют все команды в REG.RU. Хотя Kaiten позиционируется как инструмент для подходов kanban, в нём есть функциональность, которая подойдёт и для scrum-команд. Он позволяет визуализировать применяемые командой процессы и подходы и удобно взаимодействовать с другими отделами. Также можно интегрировать Kaiten с инструментами для разработчиков (GitHub, GitLab) и настраивать веб-уведомления. К основным особенностям относятся:

— кастомизируемые доски для команд;

— множество функций для выделения задач (приоритеты, типы, метки, story points, чек-листы и прочее);

— аналитика и сбор статистики;

— русскоязычный интерфейс, не перегруженный деталями.

Специально для тех, кто ищет подходящий инструмент по управлению проектами и задачами, мы подготовили промокод на 10 000 бесплатных действий в Kaiten (обычный пробный период даёт только 5000 действий).

Зарегистрируйтесь по ссылке, промокод подставится автоматически.

Trello

Trello — простой и удобный сервис, который сотрудники используют для личных досок с планами задач на неделю, чек-листами, идеями и другими заметками. 

Командная работа

Помимо обычного общения команде надо постоянно обсуждать новые идеи, предлагать какие-то схемы, решения и планы. Альтернативой белым доскам и стикерам здесь могут стать онлайн-системы удалённой работы: веб-доски для командных брэйнштормов, проведения ретроспектив и планирования задач.

Miro

Командная доска, которую можно использовать для генерации идей, рисования схем и обсуждения вопросов: к доске прикрепляются стикеры, иллюстрации, документы, рисунки и заметки.

FunRetro 

Онлайн-доска для ретроспектив — командных встреч, где обсуждаются рабочие процессы. Можно кастомизировать интерфейс и отслеживать историю.

IdeaBoardz 

Веб-сервис, где можно быстро, «без регистрации и смс» создать доску с необходимыми свимлейнами и поделиться ей с командой.

PlanITPoker 

В гибких методологиях для оценки сложности и распределения предстоящих задач используется так называемый покер планирования. PlanITPoker может стать неплохой заменой бумажным картам для scrum-покера.

Разработка и дизайн

С этими сервисами обычно сталкиваются все программисты и дизайнеры, а не только те, кто работает удалённо. Но всё же это основные рабочие инструменты большинства дистанционных разработчиков.

GitHub

Самый популярный веб-сервис для хранения проектов, в котором мы держим open-source репозитории.

GitLab

DevOps-платформа с функционалом для CI/CD — здесь происходит вся магия превращения кода в готовые работающие сервисы.

Jenkins

Jenkins тоже содержит часть функций CI/CD — его мы используем как централизованный планировщик задач: проводим тесты, запускаем, подготавливаем и перезагружаем серверы.

Figma

А здесь на сцену выходят UX-дизайнеры: Figma — их главная площадка для разработки интерфейсов веб-страниц и приложений. В ней можно создавать прототипы, работать с векторной графикой и элементами интерфейса. Но главное преимущество Figma — командная работа в режиме реального времени. Дизайнеры могут совместно вносить правки и комментарии, а по готовности передавать проект в вёрстку и фронтенд в виде макета.

Безопасность и VPN

Обычно компании ограничивают доступ к своим внутренним сервисам: если работники не покидают пределов офиса, то можно организовать подключение по локальной сети. А для доступа к корпоративным порталам удалённых сотрудников лучше всего использовать VPN-соединение. В REG.RU для этого применяются VPN-клиенты Cisco OpenConnect и OpenVPN. Также стоит защитить все ресурсы базовой авторизацией и использовать протокол HTTPS.

⌘⌘⌘

Есть ли у вас опыт удалёнки? Оказалась ли ваша компания среди тех, кто в связи с пандемией коронавируса переводит сотрудников на дистанционную работу? Пишите в комментариях, что вы думаете по поводу удалённой работы и какие ещё онлайн-сервисы могут сделать её комфортнее.