Накладная: для чего нужна и как правильно составить

Составлять накладную несложно. Этот первичный документ подтверждает сделку, упрощает взаимодействие между контрагентами и помогает избежать ошибок в расчетах.

Что такое накладная

Накладная — это документ, который подтверждает передачу товара от одного лица другому. Представьте, что вы заказали канцелярские товары для офиса. Когда курьер привезет их, он вручит вам накладную. В ней будет написано, какие вы приобрели письменные принадлежности, их количество и стоимость. Вы сможете удостовериться, что получили именно то, что заказывали. Накладная помогает и продавцу, и покупателю быть уверенными в том, что сделка завершена, и все получено в полном объеме.

Не путайте накладную и товарный чек, они выполняют разные функции и используются в различных ситуациях. Товарный чек — это документ, который покупатель получает при приобретении товара в магазине или другой торговой точке для подтверждения факта оплаты товара. 

Накладная — документ, который сопровождает передачу товара от продавца к покупателю. Она служит для контроля за движением товара на предприятии, учета материальных ценностей и используется в бухгалтерском учете обеих сторон.

Больше полезной информации о сервисах для бизнеса есть на сайте reg.ru.

Зачем нужны накладные 

Накладная — обязательный первичный документ для товара, который служит подтверждением легальности его движения. Правоохранительные органы и Росфинмониторинг могут запрашивать информацию о проведенных сделках. В таком случае накладные послужат подтверждающими документами, что все операции были легальными.

Основная функция накладной — это подтверждение факта передачи (отправки, продажи) и получения товара. Когда товары покидают склад отправителя, заполняется накладная с указанием всех необходимых данных: кто отправляет, кто получает, какое количество товаров и что именно отправляется. Накладная служит доказательством того, что именно эти товары были переданы в руки транспортной компании.

Накладные помогают вести учет товаров, отслеживать их перемещение и проверять, все ли пришло на место в целости и сохранности. Например, если магазин получает партию новых телефонов, менеджер использует накладную для сверки количества и типа устройств. Это позволяет избежать недоразумений или потерь.

Накладные также часто используются для разрешения споров. Если случается ситуация, когда часть товара повреждена или потеряна во время транспортировки, накладная служит основой для разбирательств. С помощью нее определяется, когда и в каком состоянии товар покинул склад, и таким образом можно выяснить, на каком этапе возникла проблема.

Виды накладных

Каждый вид накладной служит определенной цели.

1. Товарная накладная — используется при перемещении товаров от поставщика к покупателю, подтверждая факт передачи.
2. Транспортная накладная — это подтверждение заключения договора на перевозку грузов. В ней указывается информация о грузе, маршруте, способе перевозки, отправителе и получателе. Например, при перевозке мебели между городами транспортная накладная будет содержать информацию о составе груза и условиях доставки.
3. Расходная накладная — оформляется для фиксации движения товаров: перемещения со склада в торговую точку, списания и так далее. Например, если склад отгружает строительные материалы для строительства объекта, расходная накладная будет содержать подробности о виде и количестве материалов.
4. Приходная накладная — оформляется при поступлении товаров на склад. Она необходима для отражения пополнения запасов и контроля за качеством и количеством полученной продукции. При поступлении новой партии бытовой техники в магазин приходная накладная фиксирует параметры каждой единицы техники.
5. Возвратная накладная — используется при возврате товара от покупателя к поставщику. Этот документ фиксирует причины и условия возврата, помогая в решении спорных ситуаций и учете изменений в товарных запасах. Например, если из мясокомбината пришла партия просроченной колбасы, магазин отправит ее назад с возвратной накладной.

Как оформить накладную

Нужно составлять по два экземпляра товарной накладной. Один документ хранится у продавца, другой передают контрагенту-покупателю. Разберем, как правильно оформить накладную на примере.

Разберем, как правильно оформить накладную на примере.

Шапка накладной: в верхней части документа указывается наименование организации, передающей или получающей товар. В данном случае это компания-поставщик бытовой техники.  

ООО «Торговая Компания», ИНН 1234567890. 

Здесь же можно увидеть номер и дату составления накладной, например: 

Накладная № 0056 от 01.10.2023.

Реквизиты сторон: необходимо указать полное наименование, юридический адрес, ИНН и КПП каждой стороны.

Поставщик: ООО «Торговая Компания», г. Москва, ул. Ленина, д. 1, ИНН 1234567890, КПП 987654321.

Получатель: ООО «Розничная Сеть», г. Санкт-Петербург, ул. Пушкина, д. 10, ИНН 0987654321, КПП 123123123.

Табличная часть: в этой части документа следует указать перечень товаров, передаваемых по накладной. Каждая позиция должна содержать:

• наименование товара;
• единицу измерения (штуки, килограммы и др.);
• количество;
• цену за единицу;
• сумму (количество, умноженное на цену). 

№	Наименование товара	Ед. изм.	Кол-во	Цена (руб)	Сумма (руб)
1	Телевизор LED-31	шт	5	15000	75000
2	Холодильник Frost-17	шт	3	22000	66000

Итоговая сумма: указывается общая стоимость всех товаров, переданных по накладной. Например, «Итого: 141000 руб.».

Подписи сторон: накладная должна содержать подписи уполномоченных лиц обеих сторон, подтверждающие факт передачи и принятия товара. Обязательно должны быть указаны ФИО и должности подписантов, например:

От поставщика: Иванов Иван Иванович, директор.

От получателя: Петрова Анна Сергеевна, главный бухгалтер.

Особые отметки: если имеются какие-либо специфические условия или замечания по товару (например, о повреждении упаковки), их нужно зафиксировать в накладной в разделе «Примечания».

Что будет, если не выписать накладную

С юридической точки зрения, невыполнение обязанности по выписке накладной может привести к ряду негативных последствий. Ее отсутствие рождает подозрения, что сделка была нечистой или с нее не уплатили налоги. Доказать обратное без первичного документа может оказаться непросто. Сама по себе обязанность ведения корректной документации — ключевая для налогоплательщика.

Если подобные нарушения носят систематический характер, это может привести к проверкам со стороны контролирующих органов, а в некоторых случаях даже к подозрениям в мошеннической деятельности.

Санкции за невыписку накладной варьируются в зависимости от степени нарушения и правового статуса субъектов. Например, нарушение правил перевозки груза, в том числе отсутствие необходимых документов, может повлечь за собой наложение административного штрафа на водителя в размере до 500 рублей и на должностных лиц — до 50 тысяч рублей.

Во избежание этого юридические лица и индивидуальные предприниматели должны вовремя оформлять всю необходимую документацию и хранить ее в течение установленного срока — для первичных документов это не менее пяти лет после отчетного года.

Что будет, если допустить ошибку в накладной

Если вы допустите ошибку в накладной, это может привести к тому, что заказ будет обработан неправильно. Закон принимает во внимание не только отсутствие накладной, но и ошибки в ней. Например, если в транспортной накладной нет особых отметок или искажены сведения о свойствах груза (о его массе, габаритах, состоянии и степени опасности) с грузоотправителя взыскивается штраф в размере 20% провозной платы. 

Внесение исправлений в первичные учетные документы допустимо, но только по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы. В таком случае неверная информация зачеркивается с указанием «исправлено». Это должно быть подтверждено подписью составителя с указанием даты внесения исправлений. Допустим, в товарной накладной выявлена ошибка, а партия уже отправлена покупателю. Чтобы исправить ошибку, необходимо запросить экземпляр покупателя, внести нужные корректировки, официально их заверить и вернуть обратно.

Чтобы избежать недоразумений, можно попросить представителя контрагента, если он ранее заверял документ, подписаться под исправлениями, указав свое Ф.И.О. и должность. Тем самым он подтверждает, что контрагент ознакомился с изменениями в накладной и согласен с ними.

Ирина Рудевич