Смета для бизнеса: как составить быстро и понятно

Предприниматель перед запуском проекта должен оценить его стоимость, например, сколько денег потребуется на открытие филиала, организацию корпоратива или запуск производства нового товара. Чтобы не выйти за рамки бюджета и просчитать риски, составляют смету расходов. 

Узнайте, как выглядит смета под проект и что она включает, какие существуют виды, как правильно составить документ и избежать ошибок.

Что такое смета и зачем она нужна предпринимателю или компании

Смета чаще ассоциируется со сферой строительства. Она обязательна и регулируется законом, если нужно подготовить проектную документацию для капитального строительства или для строительства за счет бюджетных денег. 

Но для большинства компаний и ИП, не работающих в строительной сфере, смета — это внутренний документ, который составляется по желанию и без опоры на жесткие правила. Она помогает спланировать бюджет и избежать непредвиденных затрат. 

Бизнес может:

• Составлять смету для собственных проектов внутри производства.

Например, перед запуском нового товара команда рассчитывает затраты: от разработки, сырья и производства до упаковки, логистики и рекламы. Итоговая смета показывает необходимый бюджет, срок окупаемости и потребность в дополнительном финансировании. С ее помощью осуществляется контроль производства.

• Разрабатывать смету вместе с подрядчиком.

Например, заказчик с ограниченным бюджетом заказывает сайт в веб-студии. Он описывает, что хочет видеть на сайте: количество страниц, дизайн, функционал. Стороны решают, что можно упростить, чтобы уложиться в выделенную сумму. Так появляется совместно согласованная смета. 

Готовое решение для создания сайта есть в Рег.ру: вы выбираете пакет с конкретным набором услуг под свою бизнес-задачу, специалисты Рег.решений берут их в работу в четко установленный срок. Минимум согласований – максимум свободного времени на другие задачи. 

• Принимать смету от подрядчика.

Например, предприятие выбрало поставщика для замены оборудования «под ключ». Подрядчик подготовил смету, а заказчик — технический отдел и экономист — проверили документ на лишние работы и рыночные цены, обсудили правки с подрядчиком и внесли изменения.

• Составлять смету для клиента.

Например, свадебный организатор составил смету на 80 гостей, заложил в нее услуги подрядчиков и свой гонорар. Документ подписали, исполнитель приступил к работе. Позже пара решила пригласить еще 20 человек без доплаты. Тогда документ помог организатору обосновать расходы: нужно либо увеличить бюджет, либо отказаться от части услуг (например, аниматора). Без сметы просчитать все нюансы и объяснить позицию было бы сложнее. 

Смета важна для всех участников:

Кто	Зачем нужна смета
Подрядчик	Объясняет, почему заказчик неправ, если требует выполнить лишнюю работу без оплаты.
Заказчик	Защищает от ситуаций, когда подрядчик ставит необоснованно высокий ценный на свои услуги.
Внутренний заказчик (например, собственное производство)	Помогает избежать лишних трат, проконтролировать расходы, рассчитать рентабельность.

Когда и кто проводит расчет сметы

Смету рассчитывают на этапе планирования проекта, чтобы заранее понимать, во сколько он обойдется, сколько займет времени, а также иметь возможность на старте отказаться от заведомо убыточной идеи.

Если проект планируется внутри компании, его разрабатывает руководитель вместе с бухгалтером и профильными отделами. Если проект подразумевает взаимодействие с контрагентами, то обсуждение ведется с ними. Если бизнес небольшой, предприниматель может рассчитать смету сам или обратиться к  специалисту, но тогда нужно оплатить его услуги по прайсу.

Какие бывают сметы

Универсальной классификации документа для расчета стоимости проекта нет, но условно можно выделить следующие виды смет:

Вид сметы	Описание
Предварительная	Составляется на этапе планирования для понимания примерного бюджета проекта. Если объем работ изменится, документ можно скорректировать.
Окончательная	Содержит окончательный перечень работ, товаров или услуг и их стоимость. Обычно именно ее согласовывают стороны перед началом проекта или заключением договора.
Внутренняя	Используется внутри компании для планирования собственных расходов. Например, на запуск нового продукта, рекламную кампанию или переезд офиса.
Коммерческая	Готовится исполнителем для клиента, включает все работы, материалы, услуги и их стоимость. После согласования документ помогает избежать споров о цене и объеме работ.

Что включить в смету: обязательные строки

Смета должна отвечать на 4 базовых вопроса:

1. Какие товары, работы или услуги нужно купить?
2. В каком объеме?
3. По какой цене?
4. В какие сроки?

Ответить на вопросы и всё учесть помогают статьи расходов, среди которых выделяют:

Вид расходов	Описание
Прямые	Напрямую связаны с выполнением проекта. Например, стоимость материалов, сырья, комплектующих, оборудования, оплата труда исполнителей, услуги подрядчиков.
Накладные	Напрямую не относятся к конкретному проекту, но необходимы для его реализации. Например, мобильная связь, логистика, средства защиты, питание сотрудников, коммунальные услуги.
Непредвиденные	Резерв на случай изменения стоимости или количества материалов, сырья, дополнительных работ и так далее.

Еще часто необходимо заложить в расчеты прибыть и наценку бизнеса. Но при составлении сметы для клиента прибыль бизнеса обычно не выносят отдельной строкой, а закладывают в другие статьи расходов. Для клиента смета выглядит, как список расходов, но продавец знает, где заложена его прибыль.

Если проект растянут во времени, необходимо связать финансовый план с календарным, то есть продумать и учесть, когда и какие ресурсы понадобятся, когда их выгоднее заказать.

Как составить смету: пошаговая инструкция

Можно воспользоваться такой стратегией:

1. Разбейте проект на этапы или задачи. Чем подробнее разбивка, тем проще рассчитать бюджет и ничего не упустить. 

Например, если вы запускаете новый интернет-магазин, можно выделить такие этапы: разработка сайта, закупка товара, настройка рекламы, запуск продаж. Разделите эти этапы на подэтапы. Так, разработка сайта включает дизайн, верстку, подготовку контента и так далее. 

2. Определите, какие ресурсы понадобятся для выполнения каждого этапа или задачи. 

Например, для разработки сайта потребуются услуги дизайнера, верстальщика, программиста, копирайтера, SEO-специалиста, а также оплата домена, хостинга и CMS (системы управления сайтом).

3. Рассчитайте стоимость каждого ресурса и не забудьте учесть непредвиденные расходы. 

Например, при оценке стоимости работ подрядчиков стоит запросить оценку работ сразу у нескольких и сравнить, а также посмотреть цены в среднем по рынку. 

Совет: не закладывайте в смету самую низкую из найденных. Лучше брать среднюю, потому что если придется сменить подрядчика, он может запросить больше. 

Согласуйте готовую смету со своими специалистами или контрагентом, убедитесь, что все учтено, а итоговая стоимость соответствует бюджету. 

Ошибки при составлении сметы

Какие ошибки часто допускает бизнес:

Ошибка	Что грозит и как избежать
Не заложен резервный фонд	При небольшом отклонении от плана придется искать дополнительные деньги. Работа над проектом может встать на паузу. Совет: делайте финансовый запас 5–20% от общего бюджета. Это поможет учесть риски.
Не обновлены данные с учетом новых цен	К моменту старта проекта смета может оказаться неактуальной. Совет: проверяйте и корректируйте данные с учетом сезона или экономических событий.
Учтены не все расходы	Если игнорировать неочевидные расходы (банковские комиссии, связь, упаковка), то их сумма может получиться неожиданно большой. Совет: попросите экономиста и профильные отделы проанализировать каждый этап работ и всё учесть.

Если не уверены, что получится подготовить смету самостоятельно, обратитесь к профессиональному сметчику.

Часто задаваемые вопросы

Чем смета отличается от бюджета?

Смета подробно показывает планируемые расходы на конкретные работы, проект или мероприятие. Бюджет шире: он может включать как доходы, так и расходы и составляться как для всей компании, так и для отдельного проекта.

Можно ли составить смету самостоятельно?

Да. Для этого нужно определить перечень работ, рассчитать объемы, цены ресурсов и учесть дополнительные расходы. Для сложных проектов лучше привлекать специалистов.

Как проверить смету подрядчика?

Нужно внимательно изучить перечень работ, объемы, цены на материалы и услуги, наличие всех обязательных расходов и сравнить расчеты с рыночными предложениями.