Онлайн-касса обязательна для любого магазина, работающего с физлицами. Не важно, как покупатели перечисляют деньги: картой или наличными, касса все равно нужна. Расскажем, как вести кассу онлайн, про подключение онлайн-кассы, какие документы нужны, как ее оформить и поставить на учет в налоговой.
Онлайн-касса ― это ККТ (контрольно-кассовая техника), устройство с фискальным накопителем, с помощью которого продавец передает в Налоговую службу данные о каждой операции. Клиент в свою очередь получает чек в бумажном виде или электронный, на свою почту.
Внутри онлайн-кассы установлен чип, который и называется «фискальный накопитель». Он содержит всю информацию о проведенных транзакциях, а также о том, когда была открыта и закрыта смена.
Устройство называется онлайн-кассой, потому что передает данные в режиме реального времени ― как только сделана покупка, информация о ней попадает в ФНС. Если продавец работает в удаленной местности, где нет связи, или на закрытом объекте, то тогда данные копятся внутри кассы и передаются в налоговую по определенному графику.
Онлайн-касса ― это не все, что нужно предпринимателю для успешного ведения собственного дела. Сервисы для бизнеса от reg.ru ― это целый набор услуг, который необходим каждой компании для развития своего присутствия в интернете.
Онлайн касса необходима как юрлицам, так и ИП. Есть и исключение ― без онлайн-кассы могут работать все самозанятые, которые вместо этого формируют чеки в приложении «Мой налог». Большинство коммерсантов, работающие по патентной схеме налогообложения также не обязаны иметь этот терминал. Полный список занятий, который попадает под это исключение, прописан в законе 54-ФЗ.
Также кассу могут не использовать компании, которые получают деньги на свой расчетный счет, но только если с ними не расплачиваются корпоративными картами.
Онлайн-кассу могут не использовать коммерсанты в отдаленной местности. Список таких мест устанавливается региональными властями.
Когда покупатель передает деньги продавцу, тот обязан пробить чек с суммой покупки. Информация о покупке сохраняется в памяти кассы, шифруется и передается через интернет в компанию-оператора фискальных данных (ОФД). Это посредник, между продавцом и ФНС, который хранит и передает всю информацию, проходящую через онлайн-кассу.
Сначала онлайн-кассу необходимо выбрать и купить. Стоимость устройства ― от 6 до 30 тысяч рублей, все зависит от ее функционала. Чем дороже касса, тем быстрее она выдает чеки, и позволяет разместить на них дополнительные данные о скидках или акциях. Работать можно только с теми моделями онлайн-касс, что утвердила ФНС. Список есть на сайте ведомства.
Нередко бывает, что касса продается без фискального накопителя, его также нужно докупить отдельно и установить.
Кассу необходимо регистрировать в ОФД ― компании-операторе фискальных данных. Без договора с ОФД зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой не удастся.
Кассе понадобится подключение к интернету. Некоторые модели подключаются к нему через компьютер, к которому привязаны, а мобильные модели могут сразу найти сеть Wi-Fi и работать через нее. Для кассы также понадобится чековая лента, которую нужно установить внутрь устройства.
Затем бизнесмен должен написать заявление на регистрацию онлайн-кассы, подать его можно лично в налоговую, либо через ее сайт, где есть личный кабинет пользователя ККТ, или в компанию-оператора. В заявлении должен быть указан адрес вашего магазина, где будет установлено устройство, его название, а также номер кассы и ее модель.
Если у вас продается алкоголь и табак, также надо сообщить про это в заявлении. После заполнения данных нужно будет отправить заявление и дождаться ответа.
Настройка онлайн-кассы при ее первом использовании, как правило, не занимает много времени. В любом случае понадобится кассовая лента и подключение к Интернету. К любой модели прилагается инструкция, в которой описано, как работать с конкретным гаджетом.
Фискальные документы ― это чеки и отчеты, которые может выдавать онлайн-касса.
Онлайн-касса не всегда работает идеально: бывают проблемы с интернетом или на стороне ОФД.
В таком случае придется прекратить торговлю, иначе на вас будет наложен штраф. По закону, нельзя торговать товаром, не выдавая при этом чек. Возобновить продажи можно только после того, как появится возможность выдавать чеки. Однако если ваша касса работает на батарейках и через сим-карту, то можно продолжать работу.
В таком случае можно продолжать работу. Временно вся информация о сделках будет храниться в памяти кассы и будет передана в ОФД как только появится интернет. Однако если касса не подключалась к интернету более 1 месяца, то она заблокируется.
Накопитель онлайн-кассы рассчитан на определенное количество транзакций. Когда память заканчивается, его нельзя очистить и использовать снова. Необходимо заменить накопитель в кассе и снова пройти процедуру регистрации.
Андрей Лебедев
Облачные хранилища данных стали важной частью инфраструктуры для многих компаний, предлагая удобные и масштабируемые решения…
В эпоху стремительного роста объема цифровых данных облачные хранилища стали неотъемлемым компонентом IT-инфраструктуры компаний. Они…
С 2024 года работодатели должны заполнять новую форму отчета. Разбираемся в его структуре, особенностях и…
Сколько стоит та или иная компания? На этот отнюдь не праздный вопрос можно ответить, если…
Чтобы учить людей вождению, английскому языку или программированию, мало набрать преподавателей, составить программу и дать…
Издержки играют ключевую роль в экономике и бизнесе, определяя эффективность и прибыльность организаций. Понимание издержек…