Поиск
Что такое онлайн-касса, кому она нужна и как ее завести
Онлайн-касса обязательна для любого магазина, работающего с физлицами. Не важно, как покупатели перечисляют деньги: картой или наличными, касса все равно нужна. Расскажем, как вести кассу онлайн, про подключение онлайн-кассы, какие документы нужны, как ее оформить и поставить на учет в налоговой.
Что такое онлайн-касса
Онлайн-касса ― это ККТ (контрольно-кассовая техника), устройство с фискальным накопителем, с помощью которого продавец передает в Налоговую службу данные о каждой операции. Клиент в свою очередь получает чек в бумажном виде или электронный, на свою почту.
Внутри онлайн-кассы установлен чип, который и называется «фискальный накопитель». Он содержит всю информацию о проведенных транзакциях, а также о том, когда была открыта и закрыта смена.
Устройство называется онлайн-кассой, потому что передает данные в режиме реального времени ― как только сделана покупка, информация о ней попадает в ФНС. Если продавец работает в удаленной местности, где нет связи, или на закрытом объекте, то тогда данные копятся внутри кассы и передаются в налоговую по определенному графику.
Онлайн-касса ― это не все, что нужно предпринимателю для успешного ведения собственного дела. Сервисы для бизнеса от reg.ru ― это целый набор услуг, который необходим каждой компании для развития своего присутствия в интернете.
Кому нужна онлайн-касса
Онлайн касса необходима как юрлицам, так и ИП. Есть и исключение ― без онлайн-кассы могут работать все самозанятые, которые вместо этого формируют чеки в приложении «Мой налог». Большинство коммерсантов, работающие по патентной схеме налогообложения также не обязаны иметь этот терминал. Полный список занятий, который попадает под это исключение, прописан в законе 54-ФЗ.
Также кассу могут не использовать компании, которые получают деньги на свой расчетный счет, но только если с ними не расплачиваются корпоративными картами.
Онлайн-кассу могут не использовать коммерсанты в отдаленной местности. Список таких мест устанавливается региональными властями.
Как работает онлайн-касса
Когда покупатель передает деньги продавцу, тот обязан пробить чек с суммой покупки. Информация о покупке сохраняется в памяти кассы, шифруется и передается через интернет в компанию-оператора фискальных данных (ОФД). Это посредник, между продавцом и ФНС, который хранит и передает всю информацию, проходящую через онлайн-кассу.
Как зарегистрировать онлайн-кассу
Сначала онлайн-кассу необходимо выбрать и купить. Стоимость устройства ― от 6 до 30 тысяч рублей, все зависит от ее функционала. Чем дороже касса, тем быстрее она выдает чеки, и позволяет разместить на них дополнительные данные о скидках или акциях. Работать можно только с теми моделями онлайн-касс, что утвердила ФНС. Список есть на сайте ведомства.
Нередко бывает, что касса продается без фискального накопителя, его также нужно докупить отдельно и установить.
Кассу необходимо регистрировать в ОФД ― компании-операторе фискальных данных. Без договора с ОФД зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой не удастся.
Кассе понадобится подключение к интернету. Некоторые модели подключаются к нему через компьютер, к которому привязаны, а мобильные модели могут сразу найти сеть Wi-Fi и работать через нее. Для кассы также понадобится чековая лента, которую нужно установить внутрь устройства.
Затем бизнесмен должен написать заявление на регистрацию онлайн-кассы, подать его можно лично в налоговую, либо через ее сайт, где есть личный кабинет пользователя ККТ, или в компанию-оператора. В заявлении должен быть указан адрес вашего магазина, где будет установлено устройство, его название, а также номер кассы и ее модель.
Если у вас продается алкоголь и табак, также надо сообщить про это в заявлении. После заполнения данных нужно будет отправить заявление и дождаться ответа.
Настройка онлайн-кассы при ее первом использовании, как правило, не занимает много времени. В любом случае понадобится кассовая лента и подключение к Интернету. К любой модели прилагается инструкция, в которой описано, как работать с конкретным гаджетом.
Какие фискальные документы формирует онлайн-касса
Фискальные документы ― это чеки и отчеты, которые может выдавать онлайн-касса.
- Отчет о регистрации — это документ, который необходимо сформировать на следующий день после получения в ФНС сведений о том, что касса зарегистрирована.
- Отчет об изменении информации — нужно формировать, когда коммерсант что-то меняет в работе, например, при переезде магазина на новый адрес.
- Отчет об открытии смены — этот документ необходимо отправлять в начале каждого рабочего дня магазина.
- Чеки ― эти документы отправляются после каждой покупки. Сюда входят чеки как о приобретении товаров, так и о возвратах и корректирующие чеки, когда была допущена ошибка в одном из предыдущих чеков.
- Отчет о закрытии смены ― формируется в конце рабочего дня. В нем есть вся информация о сделках за текущий день.
Как работать с онлайн кассой: пошаговая инструкция
- Сначала кассу необходимо проверить перед работой: подключена ли она к сети, есть ли кассовая лента внутри устройства. Также стоит проверить связь с интернетом и дополнительное оборудование, например, сканер штрих-кодов. Некоторые кассы требуют, чтобы продавец прошел авторизацию с помощью пластиковой карты или ввел свой логин и пароль.
- Нужно передать в ОФД данные об открытии смены. Для этого в меню нужно найти соответствующий пункт и выбрать его. В некоторых устройствах этот отчет формируется автоматически. После отправки отчета касса напечатает чек и тогда можно будет начинать продажи.
- Кассир обязан выдавать чеки за каждую покупку, чем бы ни расплачивался клиент ― наличными, картой, переводом или через QR-код. Чеки нужны всегда, кроме тех случаев, когда покупка совершается через сайт магазина ― там человек получит электронный чек. Также нужно будет выдать специальный чек, если происходит возврат товара или была пробита неправильная сумма.
- В конце рабочего дня кассу надо закрыть. По закону, смена не должна длиться более 24 часов, иначе на компанию будет наложен штраф от 1,5 до 3 тыс. руб. При закрытии продавец создает соответствующий отчет и сдает наличные деньги в основную кассу.
Что делать, если с кассой возникли проблемы
Онлайн-касса не всегда работает идеально: бывают проблемы с интернетом или на стороне ОФД.
Нет электричества
В таком случае придется прекратить торговлю, иначе на вас будет наложен штраф. По закону, нельзя торговать товаром, не выдавая при этом чек. Возобновить продажи можно только после того, как появится возможность выдавать чеки. Однако если ваша касса работает на батарейках и через сим-карту, то можно продолжать работу.
Нет интернета
В таком случае можно продолжать работу. Временно вся информация о сделках будет храниться в памяти кассы и будет передана в ОФД как только появится интернет. Однако если касса не подключалась к интернету более 1 месяца, то она заблокируется.
Кончилась память в фискальном накопителе
Накопитель онлайн-кассы рассчитан на определенное количество транзакций. Когда память заканчивается, его нельзя очистить и использовать снова. Необходимо заменить накопитель в кассе и снова пройти процедуру регистрации.
Андрей Лебедев
