Как подготовить и провести вебинар на любую тему: стратегия из 8 шагов от REG.RU

Харизматичный спикер, интересная тема, качественная презентация, внимательные слушатели — что же ещё нужно для хорошего вебинара? В этом материале мы расскажем о возрождении проекта вебинаров, а также поделимся опытом и советами, как грамотно проводить выступления, чтобы и спикер, и аудитория получали только удовольствие и пользу.

Вступление: как мы возобновили вебинары

Мы всегда активно развивали видеоконтент: на нашем YouTube-канале можно найти обучающие ролики, репортажи, новости и рекламу. Вебинары мы тоже делали, но в какой-то момент отказались, поскольку результат был нерелевантен затратам. Однако в апреле 2020 года мы снова обратились к этому формату.

Из-за ситуации с пандемией пользователям пришлось быстро адаптироваться к новым условиям существования. Люди стали больше искать информацию в Сети, переводить бизнес в онлайн. А в основе всего этого лежат домены, хостинг и вся сопутствующая инфраструктура. Поэтому кто, как не мы — хостинг-провайдер и регистратор доменов — можем дать необходимые инструменты и поделиться полезной информацией.

Предварительный опрос в соцсетях и email-рассылке показал, что формат и предложенные темы вызывают большой интерес у пользователей. На первые вебинары зарегистрировались сотни людей. 

Все мероприятия создавались силами PR-отдела и спикеров компании: организация стрима, подготовка выступления и презентации, анонсы в соцсетях и рассылках, модерирование вебинара. Также мы создали лендинг с расписанием вебинаров.

И немного статистики: 

• вебинары посмотрели 2600 человек примерно 5000 раз (записи выложены на канале и продолжают набирать просмотры);
• NPS всех роликов — 94,6%;
• переходы на сайт — 5,5%;
• основная аудитория — наши клиенты, но по переходам на сайт мы видим, что 15% — это новые люди;
• видеороликами поделились около 100 раз, они набрали сотни комментариев.

По сути проект с вебинарами — это MVP, который мы собираемся масштабировать, исходя из результатов. Теперь, опираясь на собственный опыт, мы расскажем, что следует учесть при планировании и проведении вебинара.

Шаг 1. Определите цель вебинара

Цель любого вебинара — обучение и передача знаний. Например, вы уже несколько лет занимаетесь продвижением в соцсетях, знаете какие-то особенные стратегии и подводные камни этого непростого дела. Накопив опыт, вы хотите поделиться им со слушателями. Однако помимо образовательных целей вебинар может решать и смежные задачи:

• Лидогенерация — соберите контактные данные, чтобы в дальнейшем использовать их для маркетинговых активностей.
• Продажи — вы можете рассказать о преимуществах своего продукта, дать слушателям скидку на первую покупку или промокод на пакет услуг.
• Продвижение бренда — неважно, проводите вы вебинар от лица компании или от себя лично, в любом случае это способствует узнаваемости вас и вашего бренда.
• Лояльность аудитории — выходя на открытые площадки, вы повышаете доверие пользователей к бренду.

Например, мы своими вебинарами хотели поддержать действующих клиентов в сложившейся ситуации, подкрепить их лояльность и повысить узнаваемость среди пользователей. 

Шаг 2. Определите свою целевую аудиторию

Правильная аудитория — это как минимум половина успеха. От грамотного определения ЦА зависит вся дальнейшая подготовка. Допустим, вы проводите вебинар для представителей поколения Z о достижении личных целей и вспоминаете героинь советской картины «Москва слезам не верит». Такой пример может вызвать недоумение у молодёжи, которая могла просто не видеть этот фильм. В то время как люди постарше наверняка поняли бы вас.

Прежде чем готовиться к вебинару, ответьте на вопросы:

• Что за люди придут на ваш вебинар? Где они живут, сколько им лет, какая у них сфера интересов?
• Какие у них потребности? Что им нужно прямо сейчас?
• Какую задачу они хотят решить? Чему хотят научиться?

Шаг 3. Выберите тему вебинара

После того как вы определитесь с посылом для своей целевой аудитории, пора выбрать тему вебинара. Если у вас есть такая возможность — спросите у людей напрямую, что им было бы интересно. Мы в REG.RU за несколько недель до предстоящего вебинара запустили опрос в группе ВКонтакте и в email-рассылке.

Что важно учесть при выборе темы:

• Актуальность — зависит от общественной, экономической и политической ситуации, а также современных тенденций рынка.
• Польза — вебинар должен быть полезен вашим слушателям. Они хотят уйти с новыми знаниями и навыками.
• Спрос — недавно мы рассказывали, как определить, что интересно публике. Быстро и бесплатно это можно сделать с помощью сервиса Wordstat.
• Конкуренты — проанализируйте, о чём уже рассказали другие люди или компании, а какие смежные темы им не удалось охватить. Ищите направления, которые интересны публике, но мало освещены в медиа.

Шаг 4. Определитесь с площадкой

Сегодня есть множество площадок для вебинаров: от специализированных сайтов с полностью продуманной платформой и техподдержкой до персональных страниц в соцсетях, где можно провести прямой эфир (Вконтакте, Facebook, YouTube). 

Спецплощадки обычно имеют все возможности для организации оплаты, анонсирования вебинаров и обработки всех итоговых данных. Обычно они предоставляют тестовый доступ, чтобы вы могли посмотреть, как работает платформа, и сделать выбор. Важно, чтобы на такой площадке были: 

• техподдержка;
• возможность легко принимать новых участников;
• удобная работа с чатом: модерация, раздел с вопросами от аудитории;
• дополнительные возможности работы с экраном и презентацией: выделение областей, вывод окна спикера, интерактивная доска для рисования, демонстрация рабочего стола.

По нашему мнению, вариант со спецплатформой приоритетнее, если вы проводите платные вебинары.

Мы остановились на проведении вебинаров через наш канал на YouTube. Сейчас нам интересно развивать именно эту площадку и собирать аудиторию, которой близок контент нашего канала. Здесь нам также доступна вся статистика после проведения вебинара, и мы сами управляем процессом с технической стороны. 

Исходите из ваших целей и планов. Если вы в начале пути и хотите провести тестове выступление, можете попробовать онлайн-трансляцию в соцсетях. Если же вы готовите серьезное мероприятие с большим количеством участников, и вам важно качество презентации, стабильность видеосвязи и другие детали, то работайте с площадками, заточенными под вебинары. 

Шаг 5. Подготовьте презентацию

Шаг 6. Запустите рекламу

Заниматься продвижением можно параллельно с подготовкой презентации, как только вы определитесь с темой, местом и временем вашего вебинара. Для этого подойдёт:

• email-рассылка на вашу клиентскую базу;
• посты/рассылки в соцсетях;
• платная реклама (при необходимости);
• анонсы на сайтах с подборками событий;
• публикации о событии на партнёрских площадках (группы в соцсетях, сайты, рассылки).

Шаг 7. Порепетируйте

Обязательно сделайте контрольный прогон и проверьте тайминг, чтобы уложиться по времени и не нервничать. Также крайне важно заранее протестировать площадку, на которой вы будете вести вебинар. У каждого сервиса свои особенности, и их нужно учитывать при подготовке.

Подумайте, какие вопросы могут возникнуть у аудитории во время вебинара, составьте список и проработайте ответы на них заранее.

Шаг 8. Во время вебинара

Для начала обозначьте правила для аудитории: когда и каким образом можно задавать вопросы — после выступления или во время, сколько будет длиться вебинар, ждут ли участников в конце вебинара призы или полезные документы, ссылки. Сразу сообщите, будет ли доступна запись вебинара. 

Важно, чтобы во время выступления в чате был модератор, который сможет отсортировать вопросы пользователей, а возможно и ответить на часть из них, чтобы спикер не отвлекался во время рассказа. 

Организуйте экстренный канал связи с модератором и технической платформой, где проходит вебинар. На случай сбоев или других нестандартных ситуаций у вас должна быть оперативная связь для реагирования и быстрого решения вопросов.

Что мы поняли после цикла вебинаров в REG.RU

Практика и мастер-классы — это win-win. Теоретические знания, конечно, важны, но их стало слишком много: любой при желании может «нагуглить» почти всё, что только можно. Гораздо важнее поделиться личным опытом, нестандартными подходами и кейсами. Лучший вариант — пошагово показать, как именно вы работаете над какой-то задачей.

Две головы — лучше. С двумя докладчиками вебинар становится более интерактивным: выступающие общаются друг с другом, могут немного отдышаться, пока выступает партнёр, помочь с ответами на вопросы.

Хорошая организация — половина успеха. К примеру, в REG.RU вебинары организует event-менеджер: готовит расписание, работает с обратной связью, занимается анонсами, помогает спикеру в подготовке к выступлению. Команда SMM отвечает за продвижение в соцсетях и модерацию чата во время вебинара. За трансляцию на YouTube отвечает команда Видео. 

Если вы организуете вебинар самостоятельно, советуем не брать всё на себя, а по возможности делегировать часть работы другим специалистам.

Бонус — чек-лист для спикера перед вебинаром

— Продумайте, как вы будете выглядеть в кадре. За спиной не должно быть ничего лишнего. В идеале просто стена, либо какой-то опрятный фон. Включите свет в помещении, если знаете, что в процессе вебинара за окном потемнеет. Хороший вариант — приобрести кольцевую LED-лампу специально для съёмок.

— Предупредите людей в помещении. Если дома, то всех, кто с вами живёт, если в офисе — коллег. Никто не должен шуметь или отвлекать вас во время трансляции. Лучше вести вебинар из отдельной комнаты или кабинета, наклеив на двери предупреждение.

— Отключите все оповещения на компьютере. Вообще все. Закройте лишние программы и вкладки в браузере. Если вы планируете перемещаться между вкладками во время воркшопа — скройте панель закладок, чтобы слушателей не отвлекали лишние данные.

— Отключите звук на телефоне, чтобы вам не мешали посторонние сообщения. А лучше включите режим «Не беспокоить» или авиарежим. Но при этом продумайте дублирующий канал связи с коллегами, чтобы в случае проблем вам быстро помогли. Например, заведите отдельное окно чата, которое не транслируется в общий поток.

— Проверьте наушники. Да, вебинар лучше вести в наушниках — так чище звук и меньше постороннего шума. Также рекомендуем использовать проводные наушники, так как беспроводные могут подвести в самый неподходящий момент.

— Проверьте заряд ноутбука, на всякий случай подключите его к блоку питания. Подключитесь к интернету через кабель, чтобы перестраховаться и избежать внезапных проблем с Wi-Fi.

— Приготовьте бутылочку или кружку с водой. Во время вебинара вам наверняка захочется пить, вода всегда должна быть под рукой.

⌘⌘⌘

Расскажите, используете ли вы вебинары в работе? Что в организации и проведении самое сложное для вас? Мы готовы делиться опытом и рекомендациями. 

И конечно, мы продолжаем наши вебинары. Следите за анонсами в соцсетях и на специальном лендинге.