Как мы 13 лет работаем удалённо и не собираемся останавливаться

Мы продолжаем рассказывать о нашем опыте дистанционной работы и от онлайн-инструментов переходим непосредственно к организации рабочих процессов. В этом материале расскажем, как нам удалось создать комфортную среду для удалёнщиков и что изменилось в связи с пандемией коронавируса.

С чего всё начиналось

Путь REG.RU начался в 2006 году в двух основных офисах — Московском и Самарском. Уже тогда сотрудникам в разных городах нужно было координироваться друг с другом, созваниваться и решать общие вопросы. Первый же «настоящий» дистанционный работник появился в конце 2007 года.

С тех пор компания наполнялась удалёнщиками, познавала плюсы и минусы удалённой работы и искала возможные пути решения проблем с оборудованием и коммуникациями. Мы научились выстраивать бизнес-процессы таким образом, чтобы дистанционные сотрудники были полноценно вовлечены в работу и ощущали себя причастными к общей деятельности. У нас накопился большой опыт внутренних и внешних коммуникаций в самых разных отраслях: от PR-службы до команд разработчиков. Наши знания могут оказаться полезными для тех, кто только собирается или совсем недавно перешёл на дистанционную работу.

Мы верим, что если позаботиться о комфортной рабочей среде и вовлечении удалёнщиков в корпоративную жизнь, то от них можно ожидать такую же отдачу, как от офисных сотрудников, и переход на удалённую работу в целом пройдёт безболезненно. Главное — доверять людям и понимать, что их труд надо оценивать по результатам, а не по времени, проведённому в офисе.

Распределённые команды в REG.RU

Команды в компании делятся на три направления: продуктовые, занимающиеся разработкой новых продуктов; сервисные, поддерживающие то, что уже работает; и чаптерные, заботящиеся о развитии сотрудников. Продуктовые команды работают по Scrum, а сервисные и чаптерные — по Kanban. Все подходы к рабочим процессам в компании чётко определены, поэтому команды могут легко выстраивать коммуникации по давно известным и проверенным методикам. Например, время командных встреч всегда ограничено (не более 30 минут), и все обсуждения должны приводить к результату — скажем, решению поставленного вопроса или составлению плана.

Синхронизация команд происходит ежедневно, а при возникающих вопросах сотрудники могут в рабочее время связаться с коллегами и обсудить все детали. Чтобы не возникало неудобств из-за часовых поясов, время начала и окончания рабочего дня варьируется. Например те, кто живёт в Новосибирске, могут начинать и заканчивать работу чуть позже, чтобы часть рабочего дня совпадала с коллегами из Моксвы.

Документы

Любая работа сопровождается большим количеством документации: договоры, приказы, заявления, инструктажи и прочее. В REG.RU дистанционные сотрудники заключают стандартный трудовой договор и предоставляют тот же пакет документов для трудоустройства, что и офисные сотрудники. Все документы можно либо пересылать по почте, либо предоставить в электронной форме с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП). То же самое относится к заявлениям об отпусках и другим документам.

Развитие навыков

Как работать из дома удалённо и не забывать о профессиональном развитии? Мы позаботились и об этом. Для того, чтобы сотрудники прокачивали hard и soft-skills не выходя из дома, а руководители могли оценить их навыки, мы используем собственноручно разработанную платформу REG.School. Здесь есть коллекция онлайн-курсов, библиотека с книгами на профессиональные темы (многие книги можно взять почитать в офисе), а также инструменты для проведения перфоманс ревью и ревью компетенций.

Внутренние сервисы

Одна из главных проблем, с которой могут столкнуться удалёнщики (особенно на первых порах) — поиск сотрудников из разных отделов. Чтобы любой мог разобраться в структуре компании, найти нужного человека и поделиться полезной информацией, мы разработали внутренние сервисы — Wiki, Inside и Паспорт (последний разработали сами). На Wiki размещены статьи обо всех отделах и о том, как с ними взаимодействовать. Inside — внутренний блог компании, где команды делятся своим опытом и публикуют записи ревью. А в Паспорте можно увидеть оргструктуру компании и найти контактные данные любого сотрудника.

Рабочее оборудование

Чтобы работать с комфортом, важна не только атмосфера, но и исправная техника. В REG.RU для всех команд составлен типовой набор техники для работы, и каждому сотруднику выделен бюджет на оборудование. Чтобы заказать домой новый рабочий ноутбук, стул или клавиатуру, удалёнщик может оставить заявку, и компания купит и доставит всё, что нужно.

Встречи вживую

Сразу скажем, что из-за необходимости переходить на удалённую работу в связи с карантином мы отменили все офлайн-мероприятия. В «мирное» время команды разработчиков ежегодно устраивают офлайн-спринты, и дважды в год в компании проводится REG.Summit для руководителей и ведущих специалистов. В офисах проходят корпоративы, в которых могут поучаствовать и удалёнщики. Некоторые сотрудники из одного города общаются друг с другом в нерабочее время, путешествуют и занимаются спортом.

Карантин в REG.RU

Удалённая работа в связи с коронавирусом затронула большую часть нашей компании. Сейчас в офисах работает всего несколько человек, которые активно следят за гигиеной и профилактикой. Дополнительно мы приняли следующие меры:

• Работа всех клиентских офисов приостановлена. 
• Все командировки отменены, а ближайший REG.Summit проходит в онлайне. 
• Мы не участвуем в выставках и офлайн-мероприятиях до завершения ситуации с коронавирусом.

Если у вас есть вопросы про организацию удалённой работы, смело задавайте их в комментариях. Мы всегда готовы поделиться опытом и дать советы тем, кто собирается ввести дистанционный формат работы.