Фонд оплаты труда: что включает, как планировать и оптимизировать

Любого человека, который устраивается на работу, интересует, сколько он будет получать. Для работодателя это тоже важный вопрос, особенно если учесть, что кроме денег на руки нужно запланировать значительные средства, чтобы исполнить все свои обязательства и перед работниками, и перед государством.

Основные компоненты ФОТ

Фонд оплаты труда (ФОТ) — это общая сумма денег, которую организация тратит на зарплаты сотрудников. Это не только сами «чистые» зарплаты, которые люди получают на руки, но и все, что работодатель обязан дополнительно платить за работников.

ФОТ можно разделить на несколько частей.

1. Основная заработная плата

Это то, что сотрудник получает за то, что выполняет свои обязанности по трудовому договору.

Сюда входят:

• Оклад (тарифная ставка) — фиксированная часть зарплаты.
• Сдельная оплата — когда платят за объем выполненной работы (например, за 100 собранных деталей).
• Почасовая оплата — если зарплата зависит от отработанных часов.

Все это формирует так называемый зарплатный фонд (ФЗП), который является составной частью ФОТ.

Реализовывать самые амбициозные проекты предпринимателям помогают сервисы для бизнеса, которые предлагает компания Рег.ру.

2. Дополнительные выплаты

Это все, что работник получает помимо обычной зарплаты, но тоже положено по закону или по внутренним правилам компании.

Сюда входят:

• оплата отпусков,
• командировочные,
• выходные пособия, 
• компенсации при увольнении,
• бонусы,
• доплата за сверхурочные,
• доплата за совместительство и так далее.

3. НДФЛ

Зарплата в договоре с сотрудником всегда больше того, что он получает на руки, ведь в ней не учитывается НДФЛ.

Иногда можно встретить мнение, что в ФОТ непременно нужно включать страховые выплаты за сотрудников, то есть те деньги, которые идут на формирование пенсий, медицинское страхование и тому подобное. В прямом смысле работник, понятное дело, этих денег не получает. Но когда компания принимает в штат нового сотрудника, в бюджет закладывается не только сумма его получки и всевозможные премии, которые тот может заслужить, но и отчисления в Социальный фонд РФ.

Важно подчеркнуть, что, применительно к ФОТ, речь идет только о штатных сотрудниках, оплата по ГПХ в нем не учитывается.

Расчет ФОТ

Компании и предприятия — как снежинки, найти две одинаковые будет непросто. И ФОТ в каждом конкретном случае будет такой же уникальный: где-то платят мотивирующие бонусы, где-то наоборот экономят на сверхурочных. Так что законодательство не предусматривает какой-то единой формулы расчета ФОТ. Главное, чтобы все нужно было учтено.

Расчет ФОТ не требует познаний и практических навыков в высшей математике, достаточно сложить все выплаты сотрудникам за тот период, итог которого нужно подвести. А поскольку начисления происходят в большинстве компаний дважды в месяц (зарплата и аванс), данные о выплатах у любого бухгалтера будут под рукой. Смотреть здесь нужно на кредит по счету 70 «Расчеты с работниками по оплате труда».

Планирование ФОТ

ФОТ — это не просто «дело бухгалтерии», а важный шаг в управлении командой. Ведь без четкого плана по ФОТ можно легко «влететь» в перерасход. Или наоборот — не доплатить людям, потерять мотивацию в коллективе и столкнуться с текучкой. 

1. Определите, сколько людей вам нужно

Для начала посчитайте, сколько сотрудников требуется для выполнения объема работы. Не по ощущениям, а реально: какие должности, сколько людей, какие функции.

Пример: вам нужен бухгалтер, пара менеджеров и водитель.

2. Назначьте зарплаты

Теперь определитесь, сколько вы готовы платить каждому. Исходите из рынка, но учитывайте и реальную финансовую ситуацию вашей организации.

• Установите оклады или сдельные ставки.
• Продумайте, будут ли премии, бонусы, надбавки.

Пример: бухгалтер — 60 000 рублей, менеджеры — по 50 000 рублей, водитель — 40 000 рублей. Также заложите премию — например, 10% от оклада.

3. Учтите отпускные и больничные

Сотрудники не работают круглый год: кто-то уходит в отпуск, кто-то берет больничный. Эти расходы — тоже часть ФОТ, хоть больничный компенсируют из Соцфонда. Кроме того, возможно, придется нанять временного сотрудника взамен приболевшего или наслаждающегося отдыхом или же доплачивать за совместительство.

Хорошая практика — добавлять 10–15% к основному фонду на такие случаи.

4. Добавьте налоги и взносы

Работодатель платит не только «грязную» зарплату, но и отчисления в Социальный фонд. Схема расчетов тут не самая простая. В общих случаях компании перечисляют деньги за своих работников по общему тарифу — 30% от того, что выдается человеку на руки. Но продолжается это только до тех пор, пока не накопится определенная сумма — единая предельная величина базы (ЕПВБ). В 2025 году она составляет 2 759 000 рублей для одного работника. Когда в «копилке» оказывается такая сумма, ставка страховых взносов снижается до 15,1%. Кроме того, отдельно рассчитываются взносы на травматизм. Здесь все зависит от того, насколько опасная и вредная у человека работа.

То есть если зарплат на 200 000 рублей, то ФОТ с налогами — примерно 260 000 рублей.

Можно воспользоваться калькулятором страховых взносов ИП, чтобы заранее оценить обязательные платежи в бюджет. Калькулятор поможет быстро рассчитать сумму взносов и учесть её при планировании фонда оплаты труда.

5. Учтите резервы и рост

Заложите небольшой резерв — на случай повышения зарплат, найма новых сотрудников или выплаты премий. Если вы планируете расширение бизнеса, заранее рассчитайте, сколько людей и денег вам может понадобиться через 3-6 месяцев.

Начисление налогов

Работодатель для своих сотрудников не только строгий начальник или наоборот чуткий наставник, но и, как правило, налоговый агент. Это значит, что обычный человек не занимается оплатой НДФЛ, это за него делает бухгалтерия родного предприятия, а работник получает на руки зарплату уже за вычетом налога и страховых взносов, о которых мы говорили выше. Соответственно, НДФЛ также нужно закладывать в ФОТ.

В России действует пятиступенчатая система ставок по НДФЛ:

• 13% при доходе до 2,4 млн рублей в год,
• 15% при доходе 2,4-5 млн рублей,
• 18% при доходе 5-20 млн рублей,
• 20% при доходе 20-50 млн рублей,
• 22% при доходе больше 50 млн рублей.

Оптимизация ФОТ

Оптимизация ФОТ — это не просто «урезать зарплаты», а сделать так, чтобы платить сотрудникам справедливо, но не тратить больше, чем нужно. Вот как это можно сделать.

1. Проанализировать текущие расходы на персонал

Сначала нужно понять, кому сколько платит бизнес, за что и какую пользу от этого получает. Это можно сделать с помощью:

• таблицы с ФОТ по отделам и людям,
  
• сравнения затрат и результатов (например, выручка на одного сотрудника)
  

2. Проверить, все ли сотрудники действительно нужны

Иногда в штате бывают:

• люди с дублирующими функциями,
• сотрудники, которые загружены на 50% (а получают на 100%),
• устаревшие роли (например, если процесс уже автоматизирован).

Можно сократить, объединить или перераспределить обязанности.

3. Внедрить KPI и мотивацию за результат

Если работодатель платит фиксированную зарплату, нет никакой разницы, работает человек эффективно или нет. А если часть его зарплаты зависит от результата (план, бонус, %), то и мотивация выше, и расходы гибче.

4. Автоматизация и цифровизация

Если какие-то задачи можно поручить:

• CRM-системе,
• чат-боту,
• программе учета или документооборота

…то можно обойтись без части персонала или перераспределить нагрузку.

5. Использование аутсорса и фриланса

Зачем держать бухгалтера или юриста в штате, если можно платить только за конкретную услугу? Это касается и:

• дизайнеров,
• программистов,
• SMM-специалистов и многих других.
  

Антон Журавлев