Как оформить электронный счет-фактуру (ЭСФ)

Если ваша компания или ИП работают с НДС, оформление электронных счетов-фактур становится неизбежным. Неточности в заполнении могут привести к отказу в вычете НДС, а в некоторых случаях — к налоговым спорам.

В статье разберем, как правильно оформить, подписать и отправить ЭСФ, когда можно обойтись бумажным документом и как избежать ошибок. 

Чтобы заказов стало больше, о вашем бизнесе должно узнавать больше людей. Зарегистрируем ваш бизнес на ключевых площадках, подготовим коммерческие материалы и поможем выстроить продвижение. Эти и другие услуги доступны в Рег.решении «Онлайн-присутствие вашего бизнеса».

Что такое электронный счет-фактура

Счет-фактура — это налоговый документ, который используется для учета НДС — налога на добавленную стоимость. Вот как он работает:

• продавец оформляет счет-фактуру при отгрузке товара, выполнении работ, оказании услуг, а также при получении предоплаты;
• продавец указывает в счете-фактуре стоимость, ставку, сумму НДС и другие необходимые реквизиты;
• покупатель получает этот документ и может использовать для подтверждения права на вычет НДС.

То есть счет-фактура нужен не для оплаты товара, а для учета НДС между продавцом, покупателем и налоговой службой. Без этого документа не получится подтвердить налог к вычету, даже если товар оплачен и отгружен, а работы или услуги — оплачены и выполнены.

Электронный счет-фактура — это тот же самый документ, только в электронном виде. Но, в отличие от бумажного аналога, продавец подписывает его не от руки, а с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП) и отправляет покупателю через оператора электронного документооборота (ЭДО).

Сейчас правила оформления и подписания счетов-фактур строже, чем были несколько лет назад: появились новые реквизиты, изменились сроки передачи и порядок работы через ЭДО. 

Когда ЭСФ обязателен, а когда — нет 

Бумажный счет-фактура используют, когда операция облагается НДС, и при этом закон не требует оформлять документ электронно. Например:

• бизнес — плательщик НДС, продает услуги или обычные товары, которые не относятся к прослеживаемым;
• его покупатель не использует ЭДО.

Электронный счет-фактура нужен, когда:

• бизнес — плательщик НДС, продает прослеживаемые товары;
• бизнес — плательщик НДС, продает обычные услуги или товары, но его покупатель использует ЭДО. 

Прослеживаемые товары — это импортные товары из особого перечня, например, холодильники, стиральные машины, детские коляски и другие. Перечень таких товаров утвержден Постановлением Правительства РФ №1110 от 1 июля 2021 года. 

В 2026 году от выставления ЭСФ освобождены:

• организации и ИП на УСН, чей доход за предыдущий год не превышал 60 млн рублей;
• организации и ИП, совершающие операции без НДС по статье 149 НК РФ — например, продающие медицинские изделия или перевозящие пассажиров городским транспортом;
• бизнес, который продает прослеживаемые товары самозанятым или физическим лицам для их личных нужд.

ЭСФ не нужно выставлять на аванс, если отгрузка товара произошла в том же квартале в течение пяти дней с момента получения предоплаты.

Что нужно для работы с ЭСФ

Выставить или получить электронный счет-фактуру можно, если оба контрагента используют электронный документооборот. У обоих деловых партнеров может быть один оператор ЭДО (например, 1С-ЭДО,Такском-ЭДО), тогда проблем с обменом документами не возникнет. Если же стороны работают через разных операторов, они могут обмениваться электронными документами через механизм роуминга ЭДО, который позволяет не переходить на нового оператора. У ФНС есть отдельный раздел по выбору операторов ЭДО и настройку роуминга между ними. 

Чтобы отправлять или получать счета-фактуры в электронном виде через оператора ЭДО, необходимо:

• заключить с оператором договор;
• получить КЭП;
• пригласить своих контрагентов для обмена электронными документами.

Важно: если бизнес продает товары или услуги государственному заказчику по 44-ФЗ, то он не отправляет ЭСФ напрямую через обычный ЭДО. В этом случае схема другая:

• компания или ИП заключает госконтракт по 44-ФЗ, например, на поставку компьютеров школе;
• и выставляет электронный счет-фактуру через ЕИС — Единую информационную систему закупок;
• государственный или муниципальный заказчик получает электронный документ также через ЕИС.

Какие реквизиты обязательны в ЭСФ

Чтобы правильно создать электронный счет-фактуру, используйте форму, утвержденную Постановлением Правительства РФ № 1137, но обязательно действующую реакцию, так как их было несколько. Что необходимо указывать в начале документа:

Данные	Где указываются
Реквизиты продавца и покупателя: название компании, адрес, ИНН, КПП	В первых строках документа
Данные о грузоотправителе и грузополучателе	В поле 3 и 4
Данные об оплате, если была предоплата или частичная оплата	В поле 5 «К платежно-расчетному документу»
Данные о покупателей	В строке 6 «Покупатель»
Валюта, для рубля используется код 643	В строке 7 «Валюта расчета»
Идентификатор государственного контракта — для госзаказа	В строке 8

Затем заполняется таблица:

1. порядковый номер, 
2. название товара или услуги, 
3. код и обозначение единицы измерения,
4. количество,
5. цена, 
6. стоимость,
7. акциз, если есть, 
8. ставка и сумма НДС, 
9. итоговая стоимость.

Если торгуете прослеживаемыми товарами, укажите:

• страну происхождения и ее код;
• регистрационный номер партии товара (РНПТ);
• единицу измерения;
• стоимость без НДС. 

Если торгует непрослеживаемыми товарами, ввозимыми из-за рубежа, необходим номер таможенной декларации. 

В конце документа — строка «Всего к оплате», в которой суммируются все позиции и пишется итоговая сумма.

Важно: бизнес может быть освобожден от НДС (ст. 145, 145.1 НК РФ). Например, небольшое кафе с выручкой до 2 млн рублей за три месяца. Тогда при выставлении счета-фактуры в документе нужно сделать пометку «Без налога (НДС)». 
Не путайте ее со ставкой 0%: она применяется только в случаях, прямо предусмотренных Налоговым кодексом. Если указать нулевую ставку без законных оснований, у налоговой инспекции могут возникнуть вопросы как к продавцу, так и к покупателю.

Как подписать ЭСФ

Электронный счет-фактуру подписывает руководитель организации или индивидуальный предприниматель с помощью квалифицированной электронной подписи — цифрового аналога ручной подписи. Получить ее можно бесплатно, например, в удостоверяющем центре ФНС России. 

Также документ может подписать уполномоченный представитель, например, бухгалтер. В этом случае ему понадобится собственная КЭП и машиночитаемая доверенность (МЧД), подписанная КЭП компании или ИП.

Документ формируется в одном электронном экземпляре и передается через оператора ЭДО. Это гарантирует, что у продавца и покупателя будут одинаковые данные без расхождений.

Сроки отправки ЭСФ

Так же, как и с бумажными аналогами: ЭСФ выставляют в течение 5 календарных дней с момента, как отгружен товар, выполнены работы, оказаны услуги или получена предоплата. Такие правила установлены пунктом 3 статьи 168 НК РФ. 

Есть еще корректировочный счет-фактура, который выставляют, если после отгрузки изменилась стоимость товаров, работ или услуг, в том числе из-за изменения цены или уточнения количества. Его нужно выставить не позднее 5 календарных дней со дня составления договора, соглашения или другого документа, который подтверждает согласие покупателя на такие изменения или факт его уведомления. 

Датой получения считается момент, когда оператор ЭДО подтвердил доставку документа получателю. 

Штраф за несвоевременное выставление ЭСФ напрямую не предусмотрен. Однако если нарушение привело к грубым ошибкам в учете или занижению налоговой базы по НДС, налоговая может привлечь организацию к ответственности по статье 120 НК РФ. В этом случае размер штрафа составит:

• 10 000 рублей при грубом нарушении учета в течение одного налогового периода;
• 30 000 рублей при повторных случаях, то есть, в течение более чем одного налогового периода;
• 20% от суммы недоимки, но не меньше 40 000 рублей, если налоговая база занижена.

Типичные ошибки при работе с ЭСФ

Электронные счета-фактуры снижают риск технических ошибок. Система заполняет данные контрагента автоматически на основании ИНН и соглашения между сторонами. Но все же избежать их совсем невозможно, например, если:

• неправильно указан ИНН, название или адрес контрагента;
• неверно описаны товары или услуги;
• неправильно написана сумма НДС или налоговая ставка;
• некорректно указана дата счета-фактуры — раньше даты отгрузки.

Совет: Перед отправкой проверьте счет-фактуру еще раз. Ошибки могут привести к отказу в вычете НДС или штрафу. 

Преимущества электронных счетов-фактур

Преимущества ЭСФ перед бумажными документами:

Преимущество	Описание
Быстрый обмен документами	Не нужно печатать счет-фактуру, отправлять почтой или передавать курьером. Документ сразу уходит покупателю через ЭДО.
Меньше бумажной работы и расходов	Не нужно хранить бумажные документы и тратить деньги на печать, отправку и архивирование.
Меньше ошибок	Данные можно автоматически переносить из учетной системы в ЭСФ, что снижает риск ошибок при заполнении документов.
Удобнее подтверждать НДС	Покупатель быстрее получает счет-фактуру и может использовать его для подтверждения права на вычет НДС.
Проще контроль	В системе ЭДО можно видеть статус документа: отправлен, получен, подписан или отклонен.
Безопаснее хранение	Электронные документы не теряются как бумажные и хранятся в системе ЭДО.

Часто задаваемые вопросы

Что такое ЭСФ?

ЭСФ (электронный счет-фактура) — это счет-фактура, оформленный в электронном виде по утвержденному ФНС формату и подписанный квалифицированной электронной подписью. Он имеет ту же юридическую силу, что и бумажный.

Чем ЭСФ отличается от бумажного счета-фактуры?

По содержанию и юридической силе они одинаковы. Отличается только форма: ЭСФ создается, подписывается и передается в электронном виде через ЭДО.

Можно ли выставлять ЭСФ без ЭДО?

Нет. Обмен электронными счетами-фактурами между контрагентами осуществляется через оператора электронного документооборота.

Как исправить ошибку в ЭСФ?

Если в счете-фактуре обнаружена ошибка, нужно оформить исправленный счет-фактуру или корректировочный счет-фактуру — в зависимости от характера ошибки и оснований для изменения.

Сколько хранить электронные счета-фактуры?

В 2025 году электронные счета-фактуры нужно хранить так же, как и бумажные, — минимум 5 лет. Отсчет начинается с 1 января года, следующего после использования документа. Если по НДС были переносы вычетов, срок хранения увеличивается до 8 лет.

Что делать, если контрагент не принимает ЭСФ?

Проверьте, подключен ли контрагент к ЭДО и корректно ли настроен обмен документами. При необходимости согласуйте способ обмена или устраните технические ошибки.

Какие штрафы возможны за ошибки в ЭСФ?

Ошибки могут привести к отказу в вычете НДС, доначислению налога или ответственности за нарушение правил учета, если нарушены требования законодательства.

Можно ли распечатывать электронные счета-фактуры?

Да. Электронный счет-фактуру можно распечатать для внутреннего использования, но юридически значимым остается его электронный оригинал.

Можно ли работать с ЭСФ через бухгалтерскую программу?

Да. Большинство современных бухгалтерских программ поддерживают создание, подписание и отправку ЭСФ через системы электронного документооборота.