Переход на электронные трудовые книжки значительно облегчил процесс трудоустройства и увольнения. Разбираемся, в чем плюсы и минусы такого формата и рассказываем, где посмотреть сведения о трудовом стаже.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой аналог привычного всем бумажного документа, в котором указывают все данные о трудовой деятельности человека. ЭТК позволяет учитывать, запрашивать и хранить информацию в базе данных Социального фонда России (СФР). Этот формат внедрили в России с 1 января 2020 года (согласно Федеральному закону № 439-ФЗ). Сейчас ЭТК доступны всем, кто официально трудится, но переходить на них работники не обязаны.
Работодатели должны предоставлять в СФР отчеты об основных кадровых изменениях в своей компании. Основная цель электронных трудовых книжек — унифицировать и упростить процесс учета трудовой деятельности, обеспечить более эффективное и понятное взаимодействие между работодателями, работниками и государственными органами.
Реализовывать самые амбициозные проекты предпринимателям помогают сервисы для бизнеса, которые предлагает компания reg.ru.
Внедрение нового формата все еще вызывает много вопросов относительно целесообразности и эффективности. Рассмотрим основные плюсы и минусы ЭТК.
С 2020 года в России вступили в силу изменения в трудовом законодательстве, позволяющие гражданам перейти с бумажной трудовой книжки на электронную. Этот шаг обусловлен стремлением упростить процесс учета трудовой деятельности и повысить прозрачность работодателей. Работодатели, в свою очередь, обязаны информировать сотрудников о возможности перехода и предоставить все необходимые документы.
Нужно отметить, что речь не идет о выборе между привычной опытным работникам серой книжкой и ЭТК. Работодатель обязан передавать сведения о сотрудниках в цифровую систему СФР и вести для каждого ЭТК, а бумажная книжка может быть аналоговым дополнением к современным технологиям. Но постепенно она уйдет в прошлое: гражданам, которые впервые устраиваются на работу с 2021 года, заводят только электронные трудовые книжки.
Первым этапом перехода является подача заявления сотрудником о переводе на электронную трудовую книжку. Это можно сделать через работодателя или в МФЦ (пригодится паспорт и СНИЛС).
Работодатель в течение пяти дней вносит изменения в системе, делает запись в бумажной трудовой книжке о переходе на ЭТК и возвращает ее работнику. ЭТК расположена в персональном кабинете на портале Госуслуг, что гарантирует доступность информации для дальнейшего использования.
Пример: Иван Работникович работает в компании уже 15 лет и решил перейти на работу в другую организацию. Благодаря электронной трудовой книжке, его новый работодатель смог быстро и без задержек получить необходимую информацию о его предыдущем опыте и обо всех достижениях и наградах, тогда как в предыдущие годы понадобилось бы ждать обработки бумажной версии.
При первом трудоустройстве необходимо подписать трудовой договор и ознакомиться с приказом о приеме. Работодатель подает форму ЕФС-1 с подразделом 1.1 в Пенсионный фонд, после чего фонд создает электронную трудовую книжку.
Чтобы получить выписку из электронной трудовой книжки, существуют четыре основных способа:
В MФЦ выписку выдают только в бумажном формате, тогда как на Госуслугах, у работодателя и в СФР можно получить данные как в электронном, так и в бумажном виде.
Найдите на Госуслугах специальный раздел «Справки и выписки», а затем вариант «Выписка из электронной трудовой книжки». Если подать запрос, информация из ЭТК автоматически загружается в личный кабинет. Пользователи могут скачать документ и, например, отправить его по электронной почте.
Работодатели предоставляют информацию только о текущем месте работы сотрудника и для получения этих данных необходимо подать письменное заявление. При наличии электронной подписи возможны online-запросы. В МФЦ нужно взять паспорт, чтобы заполнить нужное заявление. Обратите внимание, что вы можете получить информацию в электронном виде только если подписывали письменное согласие на ведение ЭТК.
При приеме нового сотрудника необходимо уточнить, выбрал он онлайн- или бумажную версию. Если сотрудник выбрал ЭТК, работодателю нужно убедиться, что есть закрывающая запись, а потом передавать данные в электронном формате. При этом бумажный документ возвращается работнику. Если сотрудник предпочел бумажную форму, книжка заполняется работодателем и данные также передаются в СФР. Если это первое место работы сотрудника, нужно оформить ЭТК.
При увольнении работника с ЭТК работодателю необходимо предоставить данные о его трудовой деятельности в форме СТД-Р. Это требование действует в день увольнения или в срок не более трех рабочих дней по запросу сотрудника. Важно соблюдать сроки, чтобы избежать штрафов в размере от 30 до 50 тысяч рублей. Для снижения риска штрафов, информация должна быть корректно оформлена в локальных актах или кадровом документообороте.
Это заявление можно написать в свободной форме, но придерживаться основных принципов деловой переписки все же стоит. Обязанность ведения трудовой книжки, будь она бумажной или электронной, лежит на работодателе, поэтому с заявлением о переходе на ЭТК нужно идти в отдел кадров родной компании.
В верхней части документа укажите свои ФИО и должность. Затем, в центре строки напишите «Заявление». В основном тексте укажите, что вы желаете перейти на электронную трудовую книжку. Например: «В силу требований ст. 66, 66.1 ТК РФ прошу в дальнейшем вести мою трудовую книжку в электронном виде и предоставлять сведения о моей трудовой деятельности». В конце заявления поставьте дату и подпись.
Ирина Рудевич
Облачные хранилища данных стали важной частью инфраструктуры для многих компаний, предлагая удобные и масштабируемые решения…
В эпоху стремительного роста объема цифровых данных облачные хранилища стали неотъемлемым компонентом IT-инфраструктуры компаний. Они…
С 2024 года работодатели должны заполнять новую форму отчета. Разбираемся в его структуре, особенностях и…
Сколько стоит та или иная компания? На этот отнюдь не праздный вопрос можно ответить, если…
Чтобы учить людей вождению, английскому языку или программированию, мало набрать преподавателей, составить программу и дать…
Издержки играют ключевую роль в экономике и бизнесе, определяя эффективность и прибыльность организаций. Понимание издержек…