Электронная трудовая книжка в 2024-2025 годах

Переход на электронные трудовые книжки значительно облегчил процесс трудоустройства и увольнения. Разбираемся, в чем плюсы и минусы такого формата и рассказываем, где посмотреть сведения о трудовом стаже. 

Что такое электронная трудовая книжка

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой аналог привычного всем бумажного документа, в котором указывают все данные о трудовой деятельности человека. ЭТК позволяет учитывать, запрашивать и хранить информацию в базе данных Социального фонда России (СФР). Этот формат внедрили в России с 1 января 2020 года (согласно Федеральному закону № 439-ФЗ). Сейчас ЭТК доступны всем, кто официально трудится, но переходить на них работники не обязаны. 

Работодатели должны предоставлять в СФР отчеты об основных кадровых изменениях в своей компании. Основная цель электронных трудовых книжек — унифицировать и упростить процесс учета трудовой деятельности, обеспечить более эффективное и понятное взаимодействие между работодателями, работниками и государственными органами.  

Реализовывать самые амбициозные проекты предпринимателям помогают сервисы для бизнеса, которые предлагает компания reg.ru.

Преимущества и недостатки ЭТК 

Внедрение нового формата все еще вызывает много вопросов относительно целесообразности и эффективности. Рассмотрим основные плюсы и минусы ЭТК.

Преимущества  

1. Удобство получения данных. Можно в любой момент получить доступ к информации о трудовой деятельности через портал Госуслуг, без необходимости поиска физического документа.                       
2. Экономия времени. Быстрая обработка данных о трудоустройстве при получении социальных выплат или пенсии.
3. Защита от потери и повреждений. Электронный формат исключает вероятность утери документа или его повреждения, что нередко происходило с бумажной версией из-за человеческого фактора или внешних условий.                      
4. Резервное копирование. Возможность хранения копий в нескольких защищенных местах, что дополнительно повышает надежность.
5. Повышение точности данных. Меньше риск вносимых ошибок, так как информация вводится автоматически и проверяется в момент заполнения.
6. Прозрачность. Данные всегда актуальны и готовы к переработке для анализа и отчетности без необходимости бумажных носителей.

Недостатки 

1. Технические ограничения. Необходимость базовых цифровых навыков как от работодателя, так и от работника, что может быть сложным для некоторых категорий граждан, особенно старшего поколения. Для удаленных регионов, где интернет может быть нестабильным, доступ к электронной записи может ограничиваться.
2. Возможные проблемы с конфиденциальностью. Цифровой формат подвержен угрозам безопасности, таким как взломы и утечки личных данных. Всегда существует риск несанкционированного доступа, что может быть проблемой для личной информации работника.
3. Переходный период. Занимает время для перехода с бумажной на электронную систему, что требует как временных, так и финансовых затрат. Возможны случаи путаницы и ошибок в первые месяцы внедрения новой системы, требующие дополнительных усилий по корректировке и обучению.

Порядок перехода на ЭТК

С 2020 года в России вступили в силу изменения в трудовом законодательстве, позволяющие гражданам перейти с бумажной трудовой книжки на электронную. Этот шаг обусловлен стремлением упростить процесс учета трудовой деятельности и повысить прозрачность работодателей. Работодатели, в свою очередь, обязаны информировать сотрудников о возможности перехода и предоставить все необходимые документы.

Нужно отметить, что речь не идет о выборе между привычной опытным работникам серой книжкой и ЭТК. Работодатель обязан передавать сведения о сотрудниках в цифровую систему СФР и вести для каждого ЭТК, а бумажная книжка может быть аналоговым дополнением к современным технологиям. Но постепенно она уйдет в прошлое: гражданам, которые впервые устраиваются на работу с 2021 года, заводят только электронные трудовые книжки.

Первым этапом перехода является подача заявления сотрудником о переводе на электронную трудовую книжку. Это можно сделать через работодателя или в МФЦ (пригодится паспорт и СНИЛС). 

Работодатель в течение пяти дней вносит изменения в системе, делает запись в бумажной трудовой книжке о переходе на ЭТК и возвращает ее работнику. ЭТК расположена в персональном кабинете на портале Госуслуг, что гарантирует доступность информации для дальнейшего использования.

Пример: Иван Работникович работает в компании уже 15 лет и решил перейти на работу в другую организацию. Благодаря электронной трудовой книжке, его новый работодатель смог быстро и без задержек получить необходимую информацию о его предыдущем опыте и обо всех достижениях и наградах, тогда как в предыдущие годы понадобилось бы ждать обработки бумажной версии. 

При первом трудоустройстве необходимо подписать трудовой договор и ознакомиться с приказом о приеме. Работодатель подает форму ЕФС-1 с подразделом 1.1 в Пенсионный фонд, после чего фонд создает электронную трудовую книжку. 

Как и где посмотреть сведения из ЭТК и получить из нее выписку

Чтобы получить выписку из электронной трудовой книжки, существуют четыре основных способа: 

• через Гocуcлуги;
• через СФР;
• в MФЦ;
• через работодателя.

В MФЦ выписку выдают только в бумажном формате, тогда как на Госуслугах, у работодателя и в СФР можно получить данные как в электронном, так и в бумажном виде. 

Найдите на Госуслугах специальный раздел «Справки и выписки», а затем вариант «Выписка из электронной трудовой книжки». Если подать запрос, информация из ЭТК автоматически загружается в личный кабинет. Пользователи могут скачать документ и, например, отправить его по электронной почте. 

Работодатели предоставляют информацию только о текущем месте работы сотрудника и для получения этих данных необходимо подать письменное заявление. При наличии электронной подписи возможны online-запросы. В МФЦ нужно взять паспорт, чтобы заполнить нужное заявление. Обратите внимание, что вы можете получить информацию в электронном виде только если подписывали письменное согласие на ведение ЭТК.  

Действия с ЭТК при приеме на работу и увольнении 

При приеме нового сотрудника необходимо уточнить, выбрал он онлайн- или бумажную версию. Если сотрудник выбрал ЭТК, работодателю нужно убедиться, что есть закрывающая запись, а потом передавать данные в электронном формате. При этом бумажный документ возвращается работнику. Если сотрудник предпочел бумажную форму, книжка заполняется работодателем и данные также передаются в СФР. Если это первое место работы сотрудника, нужно оформить ЭТК.

При увольнении работника с ЭТК работодателю необходимо предоставить данные о его трудовой деятельности в форме СТД-Р. Это требование действует в день увольнения или в срок не более трех рабочих дней по запросу сотрудника. Важно соблюдать сроки, чтобы избежать штрафов в размере от 30 до 50 тысяч рублей. Для снижения риска штрафов, информация должна быть корректно оформлена в локальных актах или кадровом документообороте. 

Образец заявления о переходе на ЭТК

Это заявление можно написать в свободной форме, но придерживаться основных принципов деловой переписки все же стоит. Обязанность ведения трудовой книжки, будь она бумажной или электронной, лежит на работодателе, поэтому с заявлением о переходе на ЭТК нужно идти в отдел кадров родной компании.

В верхней части документа укажите свои ФИО и должность. Затем, в центре строки напишите «Заявление». В основном тексте укажите, что вы желаете перейти на электронную трудовую книжку. Например: «В силу требований ст. 66, 66.1 ТК РФ прошу в дальнейшем вести мою трудовую книжку в электронном виде и предоставлять сведения о моей трудовой деятельности». В конце заявления поставьте дату и подпись.

Ирина Рудевич