ЕГАИС для бизнеса: что это и как подключиться к системе

Разбираемся, что собой представляет ЕГАИС и зачем она нужна бизнесу, как подключиться к этой системе и избежать ошибок при работе с ней.  

Что такое ЕГАИС 

Единая государственная автоматизированная информационная система (ЕГАИС) — это специально созданная система контроля за оборотом алкоголя в России. Она позволяет следить за всеми этапами производства, распределения и продажи алкогольной продукции от завода до прилавков магазинов. Благодаря ЕГАИС, покупатели могут быть уверены в безопасности и легальности купленного напитка.

Давайте рассмотрим пример: вы зашли в магазин, чтобы купить бутылку вина к праздничному ужину. Сотрудник магазина, пробивая товар на кассе, сканирует не только штрих-код бутылки, но и федеральную специальную марку, ее обычно называют акцизом. Информация о том, что магазин продал эту конкретную бутылку, тут же уходит в ЕГАИС. Таким образом в системе будет виден путь напитка от завода до конечного потребителя, а сам покупатель будет защищен от подделок. 

Как бизнес взаимодействует с ЕГАИС 

Каждый этап «жизненного цикла» алкоголя отражается в ЕГАИС, поэтому если партия товара вдруг пропадет по дороге к полке магазина или наоборот появится в продаже из ниоткуда, у надзорных органов возникнут обоснованные подозрения.

1. Производитель или компания-импортер заносит в систему информацию о том, сколько бутылок сошло с конвейера или ввезено в страну.
2. Когда на партию находится покупатель, будь то магазин, который станет продавать продукцию конечному потребителю, или оптовик-посредник, который перепродаст ее торговым точкам или ресторанам, производитель заносит в ЕГАИС информацию о том, кому, когда и сколько он продал. Те же данные отражаются в товарно-транспортной накладной (ТТН), которую получает покупатель.
3. Покупатель должен проверить, совпадает ли содержимое фуры, которая привезла его заказ, с тем, что указано в ТТН. Если обнаруживаются расхождения, необходимо связаться с поставщиком и обсудить недостачу или излишки. 
4. Когда все разногласия устранены, покупатель заносит данные о поставке в свою кассовую программу и в ЕГАИС.
5. При сканировании марки на кассе данные о продаже автоматически передаются в ЕГАИС. Это последняя отметка о судьбе той или иной бутылки в системе. Если речь идет о кафе или ресторане, то нужно списать бутылку при ее вскрытии.

Как работать с ЕГАИС 

Чтобы законно продавать алкоголь, предпринимателю нужно подключиться к ЕГАИС. Это требование действует и для магазинов, и для предприятий общепита, если они потчуют гостей алкогольными напитками.

1. Вы закупаете алкоголь у проверенного поставщика. В момент совершения сделки поставщик обязан внести все данные о проданном товаре в ЕГАИС. Это включает информацию о наименовании продукции, количестве бутылок и сроках годности.
2. Когда товар прибывает в ваш магазин, вы сканируете каждую бутылку с помощью специального оборудования, подключенного к системе ЕГАИС. Для этого нужен 2D-сканер.
3. Если данные о поставке совпадают с приходом, нужно подтвердить получение партии в ЕГАИС. 
4. Теперь вы можете легально продавать алкоголь покупателям. При каждой продаже информация автоматически отправляется в ЕГАИС через кассовый аппарат и подключение к интернету. 

При продаже крепкого алкоголя каждая бутылка учитывается индивидуально с использованием федеральной специальной марки, которая подтверждает легальность и соответствие товара всем требованиям. Для считывания такой марки необходим двумерный сканер (2D-сканер), который способен читать как такие марки, так и обычные товарные линейные штрихкоды. А вот обычный одномерный сканер для этой задачи не подходит. 

И в общепите, и в розничной торговле продажу крепкого алкоголя нужно регистрировать за каждую единицу, а пива — партиями. 

При работе с ЕГАИС для пива есть некоторые особенности. Магазины и предприятия общепита заносят в систему только информацию о своих закупках. О продажах потребителям отчитываются раз в квартал — нужно подавать специальную декларацию в Росалкогольтабакконтроль.

Как подключить и настроить ЕГАИС 

Чтобы легально торговать алкогольной продукцией, нужно пройти несколько этапов подключения ЕГАИС.

1. Получить электронную подпись

Для начала понадобится защищенный USB-накопитель, который получают в аккредитованных удостоверяющих центрах. Перечень этих центров можно найти на сайте Минцифры. Если у компании несколько магазинов или точек общепита, потребуется отдельный ключ для каждого.

Затем необходимо оформить квалифицированную электронную подпись (КЭП), которую записывают на USB-накопитель. Это делают бесплатно в налоговой для руководителей компаний и ИП, а для их сотрудников КЭП оформляют в тех же удостоверяющих центрах, но за каждую такую подпись придется заплатить.

2. Создать личный кабинет на сайте ЕГАИС

Для работы с ЕГАИС подходят только браузеры Internet Explorer версии 9.0 и выше. 

Система проведет проверку совместимости. После завершения проверки вы сможете войти в свой в личный кабинет. Потребуется вставить в компьютер USB-флешку и ввести ПИН-код, который выдают вместе с КЭП.

3. Сгенерировать специальный RSA-ключ

Для защищенного соединения с сервером ЕГАИС вам нужно сформировать сертификат безопасности. Это делается непосредственно на сайте ЕГАИС: выберите в меню пункт «Получить ключ доступа». Он запишется на тот же USB, где хранится электронная подпись. 

4. Транспортный модуль (УТМ)

Транспортный модуль автоматизирует взаимодействие торговых предприятий с Федеральной службой по регулированию алкогольного рынка. Он интегрируется в учетные системы, собирая данные о закупках и продажах алкоголя. Он передает данные для Росалкогольрегулирования в систему ЕГАИС в режиме реального времени, обеспечивая строгую безопасность и точность данных, благодаря современным криптографическим технологиям. 

Найдите установщик УТМ в личном кабинете ЕГАИС. После того как установщик УТМ был успешно загружен, его надо установить. Для этого найдите загруженный файл на вашем компьютере и дважды щелкните по нему. Убедитесь, что все необходимые программы и компоненты обновлены до последней версии, чтобы избежать возможных сбоев в процессе установки. Пользовательский интерфейс установщика прост и интуитивен, вам лишь потребуется следовать указаниям мастера установки.

5. Интеграция УТМ с системой учета товаров

Имеются в виду такие системы как, например, МойСклад (некоторые предпочитают СБИС). В блоке ЕГАИС товароучетной системы введите данные о компании, а потом укажите особенности учета, фасовки и маркировки продукции. Затем потребуется подключить кассовую программу, которая совместима с ЕГАИС и позволяет обмениваться данными с УТМ.

После завершения процесса установки и успешной интеграции УТМ с ЕГАИС, необходимо провести тестирование работы системы. Оно включает в себя проверку соединения с сервером ЕГАИС, выполнение нескольких тестовых операций передачи и получения данных. Убедитесь, что все процессы проходят без ошибок и задержек, что свидетельствует о корректной настройке УТМ. Если тестирование прошло успешно, система готова к полноценной работе в рамках действующего законодательства по учету и контролю алкогольной продукции.

После регистрации стоит уделить время изучению интерфейса и функционала. Хотя система интуитивно понятна, важно быть уверенным в точности введения данных, чтобы избежать возможных штрафов и санкций.

6. Контроль и регулярное обновление информации

После того, как все настроено и компания начала работу в системе, важно регулярно обновлять информацию и контролировать корректность внесенных данных. В случае изменений в структуре или руководстве компании необходимо своевременно вносить соответствующие корректировки.

Штрафы за нарушения работы с ЕГАИС

Нарушения в работе с алкогольной продукцией, в том числе по системе ЕГАИС, могут повлечь за собой административные штрафы и другие виды ответственности, которые установлены законодательством Российской Федерации. Перечислим основные штрафные меры за различные нарушения.

1. Несоответствие данных в ЕГАИС фактическим обстоятельствам. За искажение сведений предусмотрены значительные штрафы. Размер может варьироваться в зависимости от тяжести нарушения и состава участников — юридических или физических лиц.
2. Неиспользование ЕГАИС при обязательных операциях. Если субъект предпринимательской деятельности не применяет ЕГАИС в обязательных ситуациях, таких как розничная и оптовая торговля алкоголем, ему грозит не только штраф, но и приостановка деятельности.
3. Непредставление либо несвоевременное предоставление информации в ЕГАИС. Такое нарушение правил учета влечет за собой штраф, а также может стать основанием для более серьезных проверок и расследований со стороны регулирующих органов.
4. Несанкционированное вмешательство в работу ЕГАИС. Любые попытки изменения, удаления или фальсификации данных в системе могут квалифицироваться как серьезное нарушение, которое грозит обернуться ответственностью вплоть до уголовной.
5. Отсутствие регистрации в системе ЕГАИС. Все предприятия, которые обязаны использовать ЕГАИС, в случае отсутствия регистрации могут понести наказание в виде штрафа и запрета на осуществление деятельности до устранения нарушения.

Если будет доказано правонарушение, вам выпишут штраф:

• 10-15 тыс.руб — для ИП;
• 75-100 тыс.руб — для малой организации;
• 150-200 тыс.руб для среднего или крупного предприятия.

Точное соблюдение всех требований и корректная работа с ЕГАИС не только защищают предприятие от финансовых потерь и юридических проблем, но и способствуют обеспечению прозрачности и честной конкуренции на алкогольном рынке. Регулярный аудит и обучение персонала правилам работы с системой могут помочь в предотвращении нарушений и связанных с ними штрафов.

Ирина Рудевич