Как продлить ЭЦП в 2024 году – самые простые способы

Электронная цифровая подпись сильно упрощает работу любой компании. С ней можно забыть о том, что документы нужно распечатывать и хранить огромные тома бухгалтерской отчетности в скоросшивателях. Как получать ЭЦП и как ее использовать, расскажем в этом материале.

Что такое и как расшифровывается ЭЦП

ЭЦП ― это электронная цифровая подпись, аналог обычной подписи, которую человек ставит собственной рукой на документах. По сути, это код, зашифрованный криптографическим ключом, его можно использовать для оформления электронных документов. В официальных документах ее называют КЭП — квалифицированная электронная подпись.

Хранится ЭЦП на особой флешке ― токене, его надо покупать в специализированной компании, аккредитованной российскими властями. На обычный носитель установить ЭЦП не получится. Токен выглядит как обычная флешка, но в него встроена криптографическая защита.

До сентября 2024 года в России специализированные компании выдавали сертификат юрлицам, чтобы сотрудник с его помощью мог подписывать документы компании. Сейчас ситуация изменилась: теперь электронные подписи получают физлица и отдельно руководитель компании, который выдает своим сотрудникам машиночитаемую доверенность (МЧД). С ней человек может подписывать документы от лица компании.

ЭЦП гарантирует, что документ подписан именно тем человеком, который уполномочен на это, а сам документ не был изменен после подписания. ЭЦП используется в электронном документообороте, для безопасности платежей и при получении госуслуг.

ЭЦП является неотъемлемой частью современной цифровой среды, обеспечивающей безопасность, надежность и юридическую силу электронных документов. Если вы собираетесь «оцифровать» свою компанию в соответствии с современными трендами, то обратите внимание на сервисы для бизнеса от reg.ru, которые предлагают широкий инструментарий для компаний в сфере интернет-коммерции.

Источник: Shutterstock. В России сертифицированы несколько производителей токенов для цифровых подписей, среди них Рутокен, JaCarta и ESMART

Срок действия электронной подписи

Сроки действия ЭЦП зависят от ее типа:

15 месяцев, в случае если руководитель компании получил ЭЦП в ФНС;
1 год, если физлицо получило ЭЦП в аккредитованном удостоверяющем центре. Этот срок действия имеют как личные электронные подписи, так и доверенности, которые выдает организация своим сотрудникам.

Лучше всего продлевать свою ЭЦП до того, как срок ее действия истечет ― так получить подпись будет проще, а документооборот компании не остановится.

Истек срок действия КЭП, что делать?

Когда срок действия ЭЦП истекает, надо получить новую. Если срок действия электронной подписи истек, то ее не выйдет перевыпустить ― придется получать еще раз. Для этого руководителю компании или физлицу надо будет совершить как минимум один визит в налоговую или аккредитованный удостоверяющий центр. Не обязательно покупать новый токен ― старым можно воспользоваться еще раз, если он исправен.

Источник: Shutterstock. Если у вас возникнут какие-либо сложности, обращайтесь за помощью в УЦ, который выдал вам сертификат ключа

Куда обращаться за продлением электронной подписи

Для продления ЭЦП и получения новой есть три варианта: ФНС, банк или аккредитованный удостоверяющий центр. Если срок действия старой подписи еще не истек, то можно легко продлить ее через личный кабинет налогоплательщика, а если она уже недействительна, необходимо сходить в налоговую самостоятельно. Кстати, не обязательно для этого выбирать территориальное подразделение ведомства, где вы зарегистрированы, ― подойдет любой филиал.

Для получения новой электронной подписи во всех случаях понадобится один и тот же комплект документов:

паспорт,
СНИЛС,
ИНН,
токен от одной из аккредитованных российскими властями компаний.

Источник: Shutterstock. Налоговая служба может предоставить информацию об аккредитованных центрах, где вы можете получить новый сертификат

Как продлить или перевыпустить ЭЦП: инструкция

Продление и перевыпуск электронной подписи ― это один и тот же процесс, в результате которого вы получаете новую ЭЦП. Сделать это можно тремя способами.

Через налоговую

Самый простой способ продлить ЭЦП ― воспользоваться сайтом ФНС. За 2 недели до окончания срока действия подписи налоговая пришлет вам уведомление, где будет сказано, когда нужно заменить ЭЦП. За эти 2 недели вы можете зайти на сайт ФНС в личный кабинет юрлица и там найти раздел «Заявления. Запросы» ― «Электронная подпись (КЭП)». Если вы ИП, то ищите в личном кабинете раздел «Услуги. Сервисы» ― «Перевыпуск сертификата ЭП».

Там вам понадобится заполнить данные и подписать заявление на перевыпуск своей ЭЦП. Не забудьте вставить токен в USB-порт компьютера, чтобы записать на него новую подпись.

Если у вас не было подписи до этого, то понадобится визит в налоговую. Там вы заполните заявление от руки, сдадите ксерокопии документов и получите новую ЭЦП на свой токен.

Через аккредитованный удостоверяющий центр

Аккредитованный удостоверяющий центр также имеет право выдавать и обновлять ЭЦП. Когда вы получаете подпись впервые, понадобится сходить туда своими ногами. Список документов такой же, как и при посещении ФНС: паспорт, ИНН, СНИЛС и токен-флешка. Список центров можно посмотреть здесь.

Если вы уже получали подпись, то в некоторых АУЦ вы можете ее обновить удаленно. За месяц до окончания срока вы получите уведомление, после чего надо перейти на сайт аккредитованного центра и получить новую ЭЦП, предварительно заполнив заявление.

Через банк

Получить и продлить ЭЦП также можно через отделения четырех банков:

Сбербанк
Банк ВТБ (ПАО)
«Т-Банк»
«Промсвязьбанк»

Аналогично с предыдущим способом, тут нужно заполнить заявление, предъявить документы и скачать ЭЦП на свой токен. По времени это занимает один рабочий день.