Что такое дедлайны: как закрывать задачи вовремя и без стресса

Организуя рабочий процесс, важно позаботиться о дедлайнах. Даже у опытных руководителей и ответственных сотрудников бывают сложности с установкой правильных сроков и последующим закрытием задач к назначенной дате. 

Чтобы правильно распределять ресурсы компании, которые в том числе зависят и от работы со временем, нужно развивать навык грамотного тайм-менеджмента. Как сделать дедлайны союзниками, а не врагами, рассказываем в этой статье.

Что такое дедлайны и зачем они нужны

Дедлайн (от английского “deadline”— мертвая линия) — крайний срок выполнения задачи, в который надо уложиться. Без четких сроков проекты могут отклоняться от курса, а команда — замедляться и терять эффективность. Контрольные точки в виде дедлайнов помогают оценивать прогресс, сверяться, не случилось ли отклонения от первоначальных планов и вовремя принимать корректирующие меры. 

Реализовывать самые амбициозные проекты предпринимателям помогают сервисы для бизнеса, которые предлагает компания reg.ru. 

Представьте, какой была бы работа без сроков. Например, вы готовите заявку на грант. Есть конкретная дата, позже которой ее не примут. Перед отправкой документу предстоит несколько этапов согласования. Если к указанной дате он не готов и не уходит к грантодателям, проект останется без необходимой доли финансирования. Если же вы сумели поставить дедлайн правильно, то в заявку успеют внести изменения, и она уйдет партнерам чуть раньше или ровно в срок. 

Даже если одно или два звена в этой системе просядут, при грамотно сформированной системе управления уложиться в дедлайн все равно получится. Дело за малым — выстроить этот процесс максимально грамотно: четко и без дополнительного стресса для руководителя и исполнителей.

Виды дедлайнов

Даже в расстановке временных ориентиров могут быть свои нюансы, на которые стоит обратить внимание.

Жесткие или фиксированные

Предположим, одному из областных центров выпала честь принимать у себя чемпионат России по плаванию — но с условием, что заплывы будут проходить в новом современном бассейне. А его еще нужно построить. В таком случае у строительной фирмы будет очень жесткий дедлайн: если не успеть к назначенному сроку, соревнования перенесут в другой город. Чиновники, обещавшие построить объект, будут выглядеть не лучшим, мягко говоря, образом, а компания-застройщик получит мощный удар по репутации. И это без учета санкций, которые, как правило, прописывают в контрактах в подобных случаях.

Жесткие дедлайны предполагают большую ответственность. Для одних исполнителей это станет дополнительным стимулом: проект важный, все его участники мотивированы и стараются ответственно подходить к своим задачам. Но другие в таких условиях испытывают чрезмерный стресс, который порождает тревожность и прокрастинацию. Особенно вероятен такой исход, когда работники сталкиваются с нереалистичными сроками. Страх не успеть и ошибиться превысит азарт и желание уложиться к назначенной дате. Зачем вообще что-то делать, если сразу понимаете, что не успеваете?

Мягкие или плавающие

Представим себе команду разработчиков, которые готовят к запуску приложение для записи в фитнес-клуб. Администрация клуба ждет работу к оговоренному сроку, так что подвинуться тут нельзя. Нужно представить заказчику приложение, с которым клиент легко разберется в пилатесе, йоге и групповых тренировках и сможет записываться на интересующие его активности. А вот всякие «плюшки», вроде дополнительного раздела «Достижения», который призван внести игровую составляющую и добавить пользователю дополнительную мотивацию, можно докрутить уже после релиза. Как раз для них в работе можно установить мягкий дедлайн.

С мягкими дедлайнами появляется пространство для маневра. Задача с плавающим дедлайном, как правило, не самая приоритетная. Ее можно отложить, и это не скажется на ключевых процессах.

Открытые

По сути, открытые делайны — это полное отсутствие сроков. Их вряд ли может позволить себе бизнес. Работать без каких-либо ограничений по времени могут представители творческих профессий: писатели, композиторы, художники и другие.

Так, Виктор Васнецов писал картину «Спящая царевна» почти 40 лет. Холст так и остался незаконченным — об этом свидетельствует то, что он находился в мастерской живописца без авторской подписи и даты вплоть до самой смерти Васнецова. Тем не менее, это не помешало ценителям признать полотно одной из лучших работ автора, а зрителям — насладиться им.

Преимущества и недостатки дедлайнов

Установка сроков — это инструмент, который при грамотном использовании будет приносить пользу и заказчику, и исполнителю.

Преимущества дедлайнов: 

1. Повышение мотивации

Без крайнего срока работу можно откладывать бесконечно. А когда знаешь, что к определенной дате нужен результат, получается сконцентрироваться на текущей задаче.

2. Снижение стресса

Сам по себе дедлайн не избавит от напряжения. Но когда сотрудник получает четкие инструкции от руководителя и разумное время на их исполнение, в нем растет уверенность, что он справится.

3. Формирование здорового перфекционизма

Можно бесконечно пытаться улучшать проект и так и не поставить в нем точку. Наличие сроков с самого начала дает установку: у совершенства есть предел. Исходя из этой идеи, получится реалистично оценить свои возможности, и не требовать от себя и коллег сверх них. 

4. Чувство удовлетворения от проделанной работы

Выполненная в срок работа позволяет вам почувствовать себя профессионалом в своем деле и навыках управления временем. Каждый соблюденный дедлайн — повод для маленькой гордости за себя.

Если же использовать инструмент неумело, есть риск столкнуться с негативными последствиями.

Недостатки дедлайнов:

1. Потеря мотивации

Да, дедлайн может как мотивировать сотрудников, о чем мы говорили выше, так и привести к тому, что у них опустятся руки. Изначально нереалистичные сроки вряд ли будут вызывать что-то кроме сильного стресса. Как результат — отсутствие желания даже браться за работу. 

2. Снижение качества результата

Постоянная тревога из-за дедлайна приводит к прокрастинации. Выполнение задачи откладывается на последний момент. А когда ее делают за несколько дней или пару ночей на коленке в сильном стрессе — стоит ли рассчитывать на качественный итоговый продукт?

Неправильно выставленные сроки под конкретный кейс могут ограничивать возможные подходы для получения результата, что также скажется на результате.

3. Неудовлетворенность от работы

Несоответствие своим и чужим ожиданиям — довольно болезненный опыт. Где бы ни был корень проблемы — с работой не получилось справиться из-за размытого ТЗ, нехватки экспертизы или из-за абсурдных требований выполнить большее число задач, чем вы в состоянии осилить за отведенный период — итог один: вы чувствуете себя худшим работником в мире.

Чем дедлайн отличается от редлайна

Редлайн (от англ. “redline”— красная линия) — это контрольная точка, к которой проект должен быть практически готов. Ее ставят, чтобы дать промежуточную оценку работы и обратную связь по ней. Между редлайном и дедлайном есть буферная зона — время на закрытие мелких недочетов. Простыми словами, редлайн — это крайний срок сдачи проекта внутри команды, после которого его будут презентовать заказчику.

Рассмотрим на примере выпуска книги. Допустим, к крупной ярмарке издательство готовит сборник рассказов, в создании которого участвуют несколько авторов. Сборник должен приехать из типографии к 1 декабря. С помощью дедлайнов заказчик устанавливает: тексты должны быть у редактора 1 сентября. До 1 октября в них вносят корректировки. Одновременно с этим иллюстраторы получают задачу по подготовке визуального сопровождения рассказов и укладываются до 10 октября. К 20 октября должен быть готов макет книги, чтобы корректоры успели сделать вычитку до 5 ноября. 10 ноября — редлайн, срок, когда макет книги проходит одобрение выпускающим и главными редакторами. 15 ноября — крайний срок сдачи книги в типографию, чтобы ее успели напечатать к ярмарке. Эта дата будет дедлайном.

Почему не получается соблюдать дедлайн и что с этим делать

Если такое случается регулярно, то стоит разобраться, в чем проблема, и уже исходя из этого искать решение.

• Нереалистично поставленные сроки

Когда объем работы, который необходимо выполнить, значительно превышает возможности исполнителя. В этом случае можно на старте проекта предложить передвинуть конечную контрольную точку или попросить о подключении дополнительных ресурсов.

Нередко заказчик боится озвучить клиенту реальные сроки, боясь отказа и потери денег, но это приводит к конфликтам внутри команды. Тут каждой из сторон нужно решить: готовы ли они идти на компромиссы, сохраняя нормальные отношения между собой и здоровье коллег, или проект нужно сдать любой ценой. Также нужно быть готовыми к последствиям принятых решений.

• Плохо сформулированное техническое задание

Когда не очень понятно, что именно хочет заказчик. Избежать этой сложности помогут дополнительные встречи в формате «вопрос — ответ». Хотя и в процессе задавать вопросы обычно не возбраняется — этот момент тоже можно уточнить заранее.

• Непредвиденные обстоятельства

Например, ключевой сотрудник заболел за день до презентации, началась пандемия, случилось землетрясение. Даже ответственный работник не застрахован от форс-мажора. И тем более от обстоятельств непреодолимой силы. В этом случае может помочь буфер — подушка безопасности в виде времени, заложенного на такие ситуации. 

• В сроки не заложено время на отдых 

Устанавливая сроки или планируя распределение сил, важно закладывать время на отдых. Люди не роботы. Например, держать одинаковый фокус на задаче в течение недели вряд ли возможно. Если с понедельника по среду вы еще полны сил и можете работать по 9-10 часов, то к концу недели работоспособность из-за постоянных нагрузок снижается. Учитывая это при назначении дедлайна, вы повышаете вероятность его соблюдения.

Что поможет соблюдать дедлайн руководителю

От того, как управленец наладит процессы в команде, будет зависеть успех всего предприятия. Вот несколько советов, которые помогут минимизировать риски.

1. Рассчитайте, сколько времени уйдет на задачу 

Для этого может понадобиться провести исследование. Выяснить, сколько времени занимает та или иная задача, поможет разговор со знакомыми предпринимателями, сотрудниками.

Если раньше подобного опыта не было, поначалу устанавливайте более гибкие дедлайны и просите сотрудников фиксировать в таблице, сколько времени у них уходит на выполнение каждого таска. Эта ценная информация станет опорой для назначения сроков по дальнейшим проектам.

2. Убедитесь, что каждый сотрудник на своем месте

Перед тем, как распределять задачи, убедитесь, обладают ли сотрудники необходимыми навыками и опытом, чтобы справляться с ними успешно. Когда каждый получит задачи, запросите обратную связь о том, все ли понятно. Заранее уточните, какие детали надо учесть, порекомендуйте варианты реализации, максимально погрузите исполнителей в контекст.

3. Распишите цели и план действий

Когда все члены команды точно понимают свою роль в проекте, а большая задача разложена на много маленьких — это поможет быстрее двигаться к общей цели.

Расскажите, по каким критериям будете оценивать результативность работы.

4. Учитывайте способности команды

Если сценарист компьютерной игры сообщил вам, что он хорошо владеет литературным переводом — это не означает, что нужно подкинуть ему задачу и в этой области тоже. Чрезмерная нагрузка на членов команды может привести к их выгоранию и срывам сроков.

5. Назначайте промежуточные точки

Они нужны, чтобы оценить сделанный к ним объем работы, скорректировать вектор, перераспределить роли.

6. Заложите буфер

Это необходимо на случай, если что-то пойдет не так — речь как о личных форс-мажорах у ключевых сотрудников, так и о более глобальных процессах, которые могут временно заморозить продвижение по проекту. На такие случаи нужен запас времени.

Что поможет соблюдать дедлайн работнику

Соблюдение сроков исполнителем не менее важно, чем боссом. Это помогает чувствовать, что вы растете как профессионал и приносите пользу.

1. Оцените реалистичность дедлайна

Менеджеру или заказчику хочется побыстрее получить готовый проект, поэтому он нередко ставит сроки, взятые с потолка, и не готов услышать, что кто-то в них не уложится.

Если вы сразу понимаете, что от вас требуют невозможного, лучше прояснить это еще до запуска процессов. И быть готовым к нескольким вариантам: с вами откажутся работать в пользу более сговорчивого специалиста, вас попытаются убедить, что вы справитесь с работой именно за отведенный промежуток времени. Самый хороший вариант, если начальство согласится на переговоры и вам удастся найти компромисс.

2. Напишите подробный план проекта

Двигаясь маленькими шагами к промежуточным целям, вы не только будете чувствовать, что ситуация под контролем, но и не заметите, как доберетесь до финиша.

Еще лучше работа пойдет, если распределить задачи в зависимости от их приоритетности: от важных к менее значимым.

Чтобы лучше понимать объем работ, план можно визуализировать. Вот несколько сервисов, которые помогут с планированием, управлением и синхронизацией задач: Plaky, Asana, «Яндекс.Трекер».

3. Выполняйте самые сложные задачи, когда вы максимально продуктивны 

Если вы постоянно откладываете задачи по важному проекту на то время, когда на них банально не остается сил, неудивительно, что работа в итоге будет провалена.

Лучшая стратегия — делать самое сложное в то время дня (или ночи), когда голова свежая, а сил хватит, чтобы справиться с непростой умственной работой и волнением перед страхом ошибки.

Распишите, что еще помогает вам быть максимально продуктивными. Многие на время работы отключают уведомления приложений на смартфоне и компьютере, отказываются от скроллинга соцсетей, прослушивания музыки и любого дела, которое забирает часть внимания на себя.

4. Запрашивайте обратную связь и помощь

Договориться о контрольных точках, в которых заказчик и исполнитель сверяются, в нужном ли темпе движется работа, важно для обеих сторон. На таких встречах вы можете рассказать о проблемах, которые возникли и попросить босса направить на подмогу коллег, или, наоборот, порадовать быстрым продвижением по треку и предложить направить оставшиеся силы туда, где они необходимы.

Также необходимо встречаться с коллегами. В регулярном общении можно быстрее найти механизмы, которые помогут преодолеть текущие или потенциальные препятствия.

Что в итоге

Предприниматель постоянно жонглирует разными задачами и обязанностями. Подружиться с дедлайнами может быть непросто, но это точно того стоит — бенефиты превзойдут все ожидания: команда будет успевать больше, а репутация на рынке будет расти, что привлечет новых клиентов и финансирование.

Если вы исполнитель и умеете сдавать работу в оговоренный срок и в соответствии с указанными требованиями, то вы всегда будете пользоваться спросом у заказчика. С расширением багажа различных проектов ваша ценность как специалиста увеличится. Это означает большую свободу в творческом и денежном планах.

Ольга Рудашевская