Служебные записки могут стать важным инструментом в коммуникациях внутри компании, а могут только усложнить всем жизнь, увеличив бумажную волокиту. Разберемся, как обойтись без лишнего официоза и использовать этот инструмент эффективно.
Служебная записка – это документ, которым, с одной стороны, пользуются десятки тысяч служащих ежедневно, а с другой, ни в одном законе или другом нормативном акте не сказано, что это такое, как должно выглядеть и для чего нужно. Так что в самом широком смысле можно сказать, что служебная записка – это инструмент для обмена информацией внутри компании или организации.
Обычно пишут такие записки подчиненные и адресуют их своим руководителям, хотя автором такого документа может стать любой работник компании. С помощью служебки, например, руководитель подразделения может предложить премировать проявившего себя с лучшей стороны сотрудника, а, скажем, шофер обратить внимание, что пора бы заменить резину на служебном авто на летнюю. А вот высшее руководство к служебным запискам обращается нечасто, у него в арсенале есть другие методы - приказы и указания.
В Трудовом кодексе Российской Федерации (ТК РФ) нет прямых указаний на необходимость составления служебных записок. Так что вообще-то никто не обязан их писать. Но такие требования могут содержаться во внутренних документах организации. Практика показывает, что небольшие компании обходятся перепиской по электронной почте или в рабочих чатах, а вот чем структура больше, тем более изощренным становится документооборот.
Систематизировать работу и реализовывать самые амбициозные проекты предпринимателям помогают сервисы для бизнеса, которые предлагает компания reg.ru.
Служебные записки, как правило, состоят из нескольких частей.
«Служебка» может быть написана по самым разным причинам. Перечислим основные ситуации, когда можно составить этот документ.
Важно понимать, что руководитель не обязан отвечать на служебку подчиненного и предпринимать по ней какие-либо действия, это всего лишь его право. То есть он вправе не реагировать на нее совсем.
Ситуаций, когда нужно написать служебную записку, может быть великое множество, стало быть и видов таких документов немало. Сосредоточимся на основных.
Еще раз заметим, что не существует какого-либо закона, в котором указывалось бы, как и когда нужно писать служебки. Можно ориентироваться на ГОСТ для документов в самом общем виде, но он носит рекомендательный характер. Так что если на предприятии нет четко установленного собственными правилами шаблона, служебную записку можно составить в свободной форме. Но все же есть несколько правил деловой переписки, о которых не стоит забывать.
В верхнем правом углу служебки указывается, кому она адресована. Должность следует писать в дательном падеже (например, директору или начальнику), далее необходимо указать фамилию и инициалы получателя документа записки. После этого в центре документа указывается его название. Ниже при желании пишется заголовок, который отражает суть записки и поясняет ее тематику.
Затем следует основной текст служебки. В нем идет разъяснение, почему вы ее пишете. Указывается причина или контекст. После этого формулируется сама просьба или сообщение. В самом низу документа автор указывает свою фамилию и инициалы, а также дату написания. Если нужно – свою должность и контакты. Если к записке прилагаются какие-либо документы, следует указать об этом в конце текста, добавив пометку «Приложение».
Если четко зафиксированных единых правил не существует, еще не значит, что все дозволено. В служебке, по какому поводу она бы ни была написана, стоит указывать следующий сведения:
Большинство служебок до сих пор пишутся на бумаге, в этом случае стоит позаботиться о том, чтобы ваш почерк можно было разобрать без особых усилий. Если же практика документооборота компании это допускает, можно отправить послание руководителю и в электронном виде. Законодательство не требует определенного вида электронной подписи электронных служебных записок. В каком-то смысле, простое сообщение руководителю в мессенджере тоже можно считать служебной запиской.
Каким бы ни был повод, не стоит писать слишком много, рекомендуем ограничить содержательную часть служебки 8-10 строками. Если понадобится, адресат запросит у составителя документа необходимые дополнительные сведения.
Генеральному директору
ООО «Равновесие»
Иванову А.П.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
о задержке в выполнении проекта
Уважаемый Алексей Петрович!
В связи с задержкой выполнения проекта «Развитие» сообщаю, что причиной стали технические сбои в работе программного обеспечения. Ситуация разрешена, и мы планируем завершить проект до конца октября. Приняты меры по улучшению контроля над процессом.
Начальник отдела разработок Кузнецова Е. П.
07.10.2024
Директору МФО «Орфей»
Игнатюк С. К.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
о премировании
Так как менеджер Куприянов Игорь Дмитриевич перевыполнил план продаж за июнь в полтора раза, прошу рассмотреть повышение ему премиального вознаграждения.
Заместитель директора Столбов М. П.
21.07.2019
Не будем забывать, что служебка - это документ, пусть и, как мы выяснили, довольно специфический. А значит, его касаются все правила документооборота, которые могут быть весьма прихотливыми и включать в себя несколько этапов.
По поводу того, как долго хранить служебки, существует приказ Росархива. Срок варьируется от года до 5 лет в зависимости от содержания документа. Время хранения записок, оформленных в электронном виде, может быть определено внутренними документами компании.
Организации могут также разрабатывать собственные правила и регламенты, определяющие сроки хранения служебных записок. Если в них содержатся важные сведения, связанные с проектами, финансами или другими значимыми вопросами, срок хранения может быть увеличен. Передача служебных записок в архив или их уничтожение обычно оформляется соответствующими актами.
Дарья Жураковская
Госорганам ежедневно поступают десятки, а то и сотни тысяч платежей от граждан и бизнеса. Ничего…
В любом договоре или другом юридическом документе указывается, кто именно его подписал. А чтобы невозможно…
Многие предприниматели сотрудничают с унитарными предприятиями, специфическими структурами, которые функционируют по особым правилам. Для выстраивания…
Каждый аспект жизни государства подчиняется определенным правилам: какой налог нужно заплатить с того или иного…
Организуя рабочий процесс, важно позаботиться о дедлайнах. Даже у опытных руководителей и ответственных сотрудников бывают…
Супервайзер – незаменимый человек в компаниях, которые занимаются торговлей и производством. От его работы напрямую…