Служебная записка: когда и как ее составлять

Служебные записки могут стать важным инструментом в коммуникациях внутри компании, а могут только усложнить всем жизнь, увеличив бумажную волокиту. Разберемся, как обойтись без лишнего официоза и использовать этот инструмент эффективно.

Что такое служебная записка

Служебная записка – это документ, которым, с одной стороны, пользуются десятки тысяч служащих ежедневно, а с другой, ни в одном законе или другом нормативном акте не сказано, что это такое, как должно выглядеть и для чего нужно. Так что в самом широком смысле можно сказать, что служебная записка – это инструмент для обмена информацией внутри компании или организации. 

Обычно пишут такие записки подчиненные и адресуют их своим руководителям, хотя автором такого документа может стать любой работник компании. С помощью служебки, например, руководитель подразделения может предложить премировать проявившего себя с лучшей стороны сотрудника, а, скажем, шофер обратить внимание, что пора бы заменить резину на служебном авто на летнюю. А вот высшее руководство к служебным запискам обращается нечасто, у него в арсенале есть другие методы - приказы и указания.

В Трудовом кодексе Российской Федерации (ТК РФ) нет прямых указаний на необходимость составления служебных записок. Так что вообще-то никто не обязан их писать. Но такие требования могут содержаться во внутренних документах организации. Практика показывает, что небольшие компании обходятся перепиской по электронной почте или в рабочих чатах, а вот чем структура больше, тем более изощренным становится документооборот.

Систематизировать работу и реализовывать самые амбициозные проекты предпринимателям помогают сервисы для бизнеса, которые предлагает компания reg.ru.

Служебные записки, как правило, состоят из нескольких частей.

• Цель документа. Вначале необходимо четко указать, для чего служебка пишется. Это может быть запрос информации, предложение о проведении мероприятия, отчет о выполненной работе и т.д.
• Актуальность. Важно объяснить, почему данная тема или вопрос являются актуальными. Это может быть связано с задачами, стоящими перед отделом, или внутренними процессами компании. 
• Доказательства или факты. Для более убедительного обоснования можно привести статистику, факты или примеры из практики, которые подтверждают важность или необходимость предлагаемого решения или запроса.
• Рекомендации. В заключительной части можно предложить конкретные действия или решения, которые необходимо принять в связи с поднятым вопросом.

Зачем и когда нужно писать служебную записку

«Служебка» может быть написана по самым разным причинам. Перечислим основные ситуации, когда можно составить этот документ.

1. Сотрудник нуждается в дополнительных сведениях или разъяснениях по какому-то вопросу. Обычно можно просто подойти к своему непосредственному руководителю или коллеге и просто спросить, но иногда приходится составлять служебку.
2. У сотрудника есть идея или предложение по улучшению работы, оптимизации процессов или изменениям в организации. В отличие от высказанной вслух на совещании идеи так у работника будет подтверждение того, что именно он придумал тот или иной рационализаторский ход. Вдруг потом премию забудут назначить.
3. Возникают какие-либо сложности, требующие вмешательства начальства, такие как технические неполадки, кадровые вопросы или конфликты.
4. Служебные записки могут применять для отчетности. Например, с их помощью фиксируют результаты выполненной работы, завершение проектов или достижение определенных целей.
5. Необходимость взять отпуск, направить запрос на командировку, попросить о премировании. Командировки - самый, пожалуй, распространенный повод для служебок, когда нужно получить добро на поездку от начальства. А вот согласовывать отпуск, согласно трудовому законодательству, работник не обязан, но во многих организациях принято проводить этот процесс с помощью служебных записок. 
6. Фиксирование обсуждений и решений, принятых на совещаниях, для последующего учета и выполнения.
7. Подтверждение исполнения указаний руководства и запроса уточнений.
8. Служебные записки применяют, чтобы затребовать те или иные ресурсы. Руководитель отдела или проекта может сообщить, что ему не хватает людей, и предложить привлечь дополнительные человеческие силы. А, скажем, завхоз – затребовать средства для ремонта на складе.

Важно понимать, что руководитель не обязан отвечать на служебку подчиненного и предпринимать по ней какие-либо действия, это всего лишь его право. То есть он вправе не реагировать на нее совсем.

Виды служебных записок

Ситуаций, когда нужно написать служебную записку, может быть великое множество, стало быть и видов таких документов немало. Сосредоточимся на основных.

1. Докладная. В ней содержится информация о какой-то деятельности, событии или проблеме, предназначенная для руководства или определенных сотрудников. Пишется такая служебка, чтобы сообщить всем заинтересованным коллегам о том, что происходит.
2. Пояснительная. Эта служебная записка подготавливается для разъяснения какого-либо вопроса, ситуации или действий, а также для предоставления дополнительных данных, которые могут быть актуальны для понимания проблемы.
3. Объяснительная. Чаще всего используется для разъяснения ситуации, связанной с дисциплинарными нарушениями или ошибками сотрудников. Документ объясняет причины и обстоятельства происшествия.
4. Аналитическая. Предназначена для анализа текущей ситуации, исследования проблемы и разработки рекомендаций.
5. Материальная. Нужна, чтобы запросить те или иные ресурсы, а также задокументировать передачу, принятие или учет материальных ценностей и ресурсов на предприятии.

Как написать служебную записку

Еще раз заметим, что не существует какого-либо закона, в котором указывалось бы, как и когда нужно писать служебки. Можно ориентироваться на ГОСТ для документов в самом общем виде, но он носит рекомендательный характер. Так что если на предприятии нет четко установленного собственными правилами шаблона, служебную записку можно составить в свободной форме. Но все же есть несколько правил деловой переписки, о которых не стоит забывать.

В верхнем правом углу служебки указывается, кому она адресована. Должность следует писать в дательном падеже (например, директору или начальнику), далее необходимо указать фамилию и инициалы получателя документа записки. После этого в центре документа указывается его название. Ниже при желании пишется заголовок, который отражает суть записки и поясняет ее тематику.

Затем следует основной текст служебки. В нем идет разъяснение, почему вы ее пишете. Указывается причина или контекст. После этого формулируется сама просьба или сообщение. В самом низу документа автор указывает свою фамилию и инициалы, а также дату написания. Если нужно – свою должность и контакты. Если к записке прилагаются какие-либо документы, следует указать об этом в конце текста, добавив пометку «Приложение».

Правила оформления служебной записки

Если четко зафиксированных единых правил не существует, еще не значит, что все дозволено. В служебке, по какому поводу она бы ни была написана, стоит указывать следующий сведения:

• наименование предприятия;
• дата составления документа;
• данные об авторе записки;
• данные о получателе.

Большинство служебок до сих пор пишутся на бумаге, в этом случае стоит позаботиться о том, чтобы ваш почерк можно было разобрать без особых усилий. Если же практика документооборота компании это допускает, можно отправить послание руководителю и в электронном виде. Законодательство не требует определенного вида электронной подписи электронных служебных записок. В каком-то смысле, простое сообщение руководителю в мессенджере тоже можно считать служебной запиской.

Каким бы ни был повод, не стоит писать слишком много, рекомендуем ограничить содержательную часть служебки 8-10 строками. Если понадобится, адресат запросит у составителя документа необходимые дополнительные сведения.

Образцы служебных записок

Генеральному директору

ООО «Равновесие»

Иванову А.П.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

о задержке в выполнении проекта

Уважаемый Алексей Петрович!

В связи с задержкой выполнения проекта «Развитие» сообщаю, что причиной стали технические сбои в работе программного обеспечения. Ситуация разрешена, и мы планируем завершить проект до конца октября. Приняты меры по улучшению контроля над процессом.

Начальник отдела разработок Кузнецова Е. П.

07.10.2024

Директору МФО «Орфей»

Игнатюк С. К.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

о премировании

Так как менеджер Куприянов Игорь Дмитриевич перевыполнил план продаж за июнь в полтора раза, прошу рассмотреть повышение ему премиального вознаграждения.

Заместитель директора Столбов М. П.

21.07.2019

Порядок обращения со служебными записками

Не будем забывать, что служебка - это документ, пусть и, как мы выяснили, довольно специфический. А значит, его касаются все правила документооборота, которые могут быть весьма прихотливыми и включать в себя несколько этапов.

1. Регистрация. После получения служебной записки, секретарь или ответственный сотрудник фиксирует ее входящий номер и дату. Все служебные записки должны заноситься в реестр входящих документов, где указываются отправитель, дата получения, тема и краткое содержание. Это позволяет отслеживать и контролировать движение записок внутри компании.
2. Продвижение. Зарегистрированная записка передается начальнику или соответствующему отделу для дальнейшего рассмотрения. Исходя из содержания записки, она может быть направлена на рассмотрение различным специалистам, чтобы получить необходимые мнения или данные.
3. Рассмотрение. В трудовом праве нет правил касаемо этой части. Срок рассмотрения служебной записки обычно устанавливаются внутренними регламентами компании. Как правило, это от 3 до 10 рабочих дней, в зависимости от сложности вопроса и необходимости дополнительных консультаций. Руководитель или ответственный сотрудник анализирует содержание записки, принимает решение и формулирует ответ.
4. Ответ и уведомление. После решения оформляется ответная служебка, в которой фиксируются результаты рассмотрения, обоснование принятого решения и последующие действия, если они необходимы. Ответ передается обратно отправителю служебной записки.
5. Хранение документации. Все служебные записки, а также ответы на них хранятся в архиве компании определенный срок.
6. Контроль исполнения. При необходимости ответственный сотрудник может контролировать выполнение принятых решений и мероприятий, указанных в служебной записке.

Срок хранения служебной записки

По поводу того, как долго хранить служебки, существует приказ Росархива. Срок варьируется от года до 5 лет в зависимости от содержания документа. Время хранения записок, оформленных в электронном виде, может быть определено внутренними документами компании.

Организации могут также разрабатывать собственные правила и регламенты, определяющие сроки хранения служебных записок. Если в них содержатся важные сведения, связанные с проектами, финансами или другими значимыми вопросами, срок хранения может быть увеличен. Передача служебных записок в архив или их уничтожение обычно оформляется соответствующими актами.

Дарья Жураковская