Как провести ревизию по всем правилам и не допустить ошибок

Ревизия, аудит, инвентаризация ― эти проверки деятельности предприятия легко спутать между собой. Давайте разберемся, что такое ревизия, и чем она отличается от других способов узнать, как работа компании на бумаге отличается от того, что происходит в реальности. 

Что такое ревизия 

Ревизия ― это систематическая проверка бухгалтерии предприятия и его хозяйственной деятельности. Во время ревизии сотрудники сверяют, насколько цифры, указанные в документах, соответствуют реальному положению вещей: действительно ли на счетах компании лежит указанное количество денег, а на ее складе хранится весь закупленный инвентарь. Ревизию проводят для того, чтобы: 

• проверить достоверность данных;
• выявить ошибки и нарушения;
• контролировать соблюдение законодательства;
• оценивать эффективность деятельности;
• повышать финансовую дисциплину;
• предотвращать мошенничество.

Ревизия – это не только поиск ошибок, но и возможность улучшить работу предприятия. Если вы проводите ревизию вашей компании, то обратите внимание на сервисы для бизнеса от reg.ru, которые предлагают большой ассортимент инструментов для развития компании и контроля за ее метриками. 

Чем ревизия отличается от инвентаризации 

Ревизия и инвентаризация — это две похожие процедуры, тесно связанные между собой. Инвентаризация ― это оценка ресурсов организации, которые имеются в наличии, а ревизия ― это проверка всей хозяйственной деятельности компании. В определенных ситуациях инвентаризация может быть частью большой ревизии.

Инвентаризацию проводят для того, чтобы точно узнать, сколько ресурсов есть у организации. С ее помощью выясняют, какие активы в наличии. Например, подсчитывают:

• сырье, материалы, готовую продукцию;
• сколько денег в кассе и на банковских счетах;
• основные средства: оборудование, здания, транспортные средства.

Цели инвентаризации:

• получить актуальные данные, какие ресурсы есть в наличии;
• сверить количество ресурсов с тем, что есть на бумагах, чтобы понять, есть ли недостачи или излишки; 
• определить, сколько надо закупить материалов и нужно ли оптимизировать запасы на складах. 

Ревизия ― это качественная проверка финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Она проводится для того, чтобы выяснить:

• соответствует ли деятельность предприятия законодательству и внутренним положениям; 
• нет ли ошибок в бухгалтерской документации и финансовых документах; 
• насколько эффективно предприятие работает в целом и каждое его подразделение по отдельности; 
• есть ли у компании резервы, чтобы оптимизировать работу и повысить прибыльность. 

Цели и задачи ревизии

В глобальном смысле ревизия нужна, чтобы время от времени проверять, все ли в компании работает так, как должно. Более конкретные цели и задачи устанавливаются руководством в каждом конкретном случае.

• Обеспечение достоверности финансовой отчетности

Во время ревизии можно выяснить, насколько правильно и полно отражены финансовые операции компании в ее документах и насколько они соответствуют отраслевым стандартам. 

• Выявление и предотвращение финансовых нарушений

В ходе ревизии компания может обнаружить злоупотребления или мошеннические действия персонала, которые наносят ущерб деятельности предприятия. 

• Повышение эффективности финансовой деятельности

С помощью ревизии руководство компании сможет найти огрехи в системе финансов и предпринять шаги для того, чтобы их исправить. 

• Снижение рисков

Во время ревизии можно оценить, какие финансовые риски грозят компании, и что нужно сделать, чтобы их избежать. 

• Обеспечение прозрачности и подотчетности

Компании больше доверяют акционеры, инвесторы и другие заинтересованные лица, если в ней периодически проводятся ревизии с привлечением сторонних специалистов.

Виды ревизии 

В зависимости от конкретной компании или ситуации ревизию можно проводить по-разному.

Внутренняя

Как легко догадаться, речь идет о проверке, проводимой своими силами. Если говорить о крупных корпорациях, у них есть целые отделы внутреннего аудита. При меньших масштабах бизнеса эту функцию обычно берут на себя сотрудники бухгалтерии.

Внешняя

Проводят внешнюю ревизию независимые аудиторы, которые не связаны с предприятием. Они могут проверять бухгалтерскую отчетность для выпуска финансового заключения о состоянии предприятия, налоговую отчетность, соответствие деятельности предприятия законодательству, а также анализировать бизнес-процессы компании с целью их дальнейшей оптимизации. Внешняя ревизия часто называется аудитом.

Специализированная

Иногда руководство компании предпочитает сосредоточиться на том или ином аспекте деятельности. Например, прошерстить всю бухгалтерию или проверить, насколько работа предприятия соответствует экологическим нормам и правилам. Такую тематическую проверку нередко просят провести независимых экспертов в конкретной отрасли.

Внеплановая

Проверка без предупреждения ― отличный способ поймать за руку нечистого на эту самую руку сотрудника. Поэтому к таким мерам обращаются, когда есть подозрения в мошенничестве или просто неэффективности работы человека, отдела или целого предприятия. 

Плановая

Закон не требует от компании проводить ревизию раз в год или раз в пятилетку. Но руководство может определить срок самостоятельно. Тогда сотрудники будут знать, что в определенные даты все документы будут шерстить. С одной стороны, это стимул привести бумаги в порядок, с другой стороны, заранее зная, когда придет проверка, нетрудно скрыть махинации или сомнительные операции.

Порядок проведения ревизии 

Любая ревизия еще до старта ее подготовки начинается с простого юридического действия ― издания приказа о ее проведении. В этом документе указывается, как, когда и кто будет заниматься проверкой.

Подготовительный этап

• Группа, участвующая в ревизии, должна ознакомиться с учредительными документами предприятия, внутренними нормативными актами, а также результатами прошлых проверок.  
• Нужно составить план ревизии, где будут отражены ее сроки, этапы, методы и список проверяемых документов. 

Проведение ревизии

• Начинают ревизию с проверки первичных документов, чтобы узнать, насколько правильно они оформлены, нет ли там пробелов или нарушений. 
• Далее идет проверка бухгалтерской отчетности. Здесь проверяется, насколько данные в первичных документах соответствуют тому, что отражено в бухгалтерии. 
• Проверяются все операции компании, чтобы понять, насколько полно они отражены в документах. 
• Комиссия может также проверить, сколько денег есть в кассе предприятия и на его счетах. 
• Ревизоры соотносят банковские выписки с данными бухгалтерского учета, чтобы понять, нет ли там расхождений. 
• Комиссия проверяет наличие материальных ценностей и соответствует ли оно тому, что указано в документах. 
• Также проверяются договоры с поставщиками и покупателями, чтобы выяснить, нет ли там ошибок и проблем с расчетами. 
• Ревизоры также изучают, насколько правильно ведется расчет зарплаты сотрудников и нет ли в компании «мертвых душ».

Оформление результатов

• В результате работы комиссия описывает нарушения, отклонения от законодательных актов и внутренних нормативных документов, их причины и последствия.
• Ревизоры составляют рекомендации, как изменить работу предприятия, чтобы она соответствовала необходимым требованиям.  
• В итоге ревизоры передают рабочие документы руководству предприятия или другим заинтересованным лицам, чтобы они приняли меры для устранения нарушений.  

Андрей Лебедев