Бизнес – во многом рутина, и увязнуть в ней достаточно просто. Самоотверженно делать руками то, что можно поручить машине – значит тормозить рост, множить ошибки и терять клиентов. Как повысить эффективность с помощью грамотной автоматизации бизнеса рассказал Берс Джамбулатов, основатель экосистемы Misty.
Перечислим несколько симптомов:
Именно такую картину часто можно наблюдать в компании, которая упустила задачу по автоматизации бизнес-процессов уже давно.
Автоматизация – это передача выполнения простых регулярных процессов специальным сервисам или программному обеспечению. С помощью неё можно облегчить работу сотрудников и освободить ресурсы для решения более сложных и интересных задач.
Автоматизация – это не привилегия и не показатель статуса. Это не то, во что «играют» в крупной корпорации с большими бюджетами.
Автоматизация – метод организации процессов, доступный любому предпринимателю с самого старта бизнеса.
В экосистеме Misty (в неё входит 11 проектов в сфере услуг, а запуск первого из них состоялся еще в 2016 году) начали использовать сервисы и способы автоматизации уже с первых недель запуска проектов. Затраты на это для компании были минимальными, окупились быстро, при этом количество допускаемых работниками ошибок снизилось в разы, а лояльность клиентов сразу возросла.
Давайте разберем, с чего начать автоматизацию бизнеса – что можно частично передать специальным программам.
Проводить работу с дебиторской и кредиторской задолженностью, выставлять счета, создавать резервные копии данных необходимо ежедневно или еженедельно. Все эти процессы можно автоматизировать, что значительно сэкономит время.
Так, в программе «1С: Бухгалтерия» мы:
А ещё с её помощью можно признавать расходы в бухгалтерском и налоговом учетах, начислять различные налоги (транспортные, налоги на прибыль) и прочее. Закрытие бухгалтерских отчетов или управление банковскими счетами тоже можно сделать автоматическим. Выбирали решение исходя из широкого функционала, необходимого именно нам, удобства внедрения и использования.
Также стоит рассмотреть платформы автоматизации документов — полноценные системы управления контентом компании, которые импортируют, экспортируют и регистрируют все файлы и данные, имеющие отношение к бизнесу.
Мы используем программу Doczilla Pro – единое цифровое пространство, имеющее встроенный конструктор файлов, текстовый редактор, библиотеку знаний и модуль совместной работы.
Применение Doczilla Pro позволило нам за первый месяц увеличить скорость подготовки документов в два раза и сократить цикл сделок в восемь раз.
Держать все в голове или ежедневнике довольно энергозатратно, кроме того, вы рискуете о чём-то просто забыть ввиду загрузки. В роли вашего ассистента может выступить система управления проектами или kanban-доска: например, она запланирует встречу за вас или ваших сотрудников.
Как ещё вы можете использовать доски для планирования:
Сервисы будут автоматически напоминать о приближающемся дедлайне, показывать, как долго открыта задача, какие из ее этапов уже сделаны и показывать пропущенные сроки. Как бонус – нет рисков запутаться в чатах в мессенджере.
Вы можете вбить запрос «kanban-доска» в любой поисковик, посмотреть несколько вариантов и выбрать тот, который покажется наиболее удобным.
В большинстве проектов нашей экосистемы мы пользуемся сервисами YouGile и ToDoist. У них простой и понятный интерфейс, к аккаунту можно подключить большое количество сотрудников, а также удобно отслеживать рабочие процессы при помощи встроенных инструментов.
Автоматизация помогает использовать больше маркетинговых инструментов и охватывать большую аудиторию, чем если бы вы полагались только на человеческий ресурс вашей команды. Тем более, если поначалу вы закрываете все маркетинговые задачи лично.
Например, вы открыли регистрацию в программе скидок и собрали базу клиентов. Следующим этапом станет работа с базой через рассылку специальных предложений по электронной почте или в мессенджер.
Не обязательно делать эту рассылку вручную: специальная программа может запускать автоматические рассылки по сегментированной базе клиентов по заранее определенному графику.
Вам нужно будет только
Программа также покажет статистику по открытию рекламных писем, переходов с них на посадочные страницы, даст аналитику качества и эффективности отправленных материалов, обратной связи от клиентов и других важных для бизнеса показателей. Вы сможете быстрее реагировать в случае экстренных ситуаций: например, при отработке отзывов и предложений клиентов или для оповещения об изменениях в рабочих процессах. Такое оперативное сообщение положительно скажется на лояльности аудитории и репутации компании.
Так, в VETCITY CLINIC автоматизация e-mail рассылок позволила увеличить число клиентов на 64% в течение года и вырастить их лояльность в 2,7 раза.
Можно использовать Sendsay, Send Pulse, Zoho mail, UniSender и многие другие.
Коротко о бонусах каждой программы:
Менеджеру по продажам нужно вести базу клиентов, готовиться к обзвонам и проводить их, прогнозировать продажи. Если вы доросли до целого отдела продаж, то сотрудникам нужно как-то распределять клиентов между собой.
Инструменты автоматизации позволяют:
В детейлинг-центре Misty Studio (где за проводят комплекс процедур по уходу за автомобилем) внедрение автоматизации с помощью WhatsAPP Business привело к следующим улучшениям:
Безусловно, любая автоматизация в отделе продаж имеет смысл, когда качество самого товара или услуги в полном порядке.
Работа с каждым сотрудником разнопланова: заполнение форм с данными, организация вводных лекций, учебных занятий, открытие банковских счетов, сбор соответствующих документов и назначение наставников — это лишь некоторые из необходимых действий. Инструменты для автоматизации обеспечат плавный переход от одной задачи к другой, прозрачность, контроль и высокую эффективность.
С помощью системы управления человеческими ресурсами (HRMS) HR-специалисты могут:
В Misty мы используем программу «Контур. Персонал». Она позволяет нам вести учет личных дел нескольких сотен сотрудников, их отпусков и больничных листов, проводить аттестацию и обучение работников и многое другое.
Автоматизировать можно многое, но не стоит доверять машине вообще все.
Излишняя автоматизация может лишить компанию человеческого облика и отпугнуть клиентов. Или же вместо помощи значительно усложнить ей жизнь.
Так, если по телефону на каждом этапе клиенту отвечает только бот – это плохо. Даже если бот выдает исчерпывающую информацию, клиент может подумать, что компания не хочет с ним разговаривать и знать о его проблемах – это снизит лояльность. Лучше, если система проверит звонок и соединит с подходящим специалистом – реальным человеком.
Автоматизация также вредна и только усложняет работу, если задачи требуют постоянного вмешательства человека или регулярного принятия решений. Например, обработка сложных вопросов клиентов или кризисных ситуаций. В таком случае лучше рассмотреть использование ИИ-инструмента для небольших сегментов процесса, а часть выполнять вручную.
Многие предприниматели жалуются на сложный и слишком изобильный документооборот: много документов приходится оформлять. Но при…
Чтобы легально пользоваться результатами чужого труда в своем бизнесе, нужно за это заплатить. И неважно,…
Франшизы предоставляют предпринимателям возможность использовать популярные бренды, эффективные бизнес-модели и поддержку со стороны материнской компании.…
Некоторые компании сосредотачивают в своих руках и производственные мощности, и права на то, что на…
У любой компании есть адрес, по которому она «прописана», то есть зарегистрирована в ЕГРЮЛ. Но…
Подросток может заниматься бизнесом, но с учетом важных условий, прописанных в законе. Разбираемся, как несовершеннолетнему…