Автоматизация бизнес-процессов помогает развиваться и получать больше прибыли не только крупным корпорациям, но и малому бизнесу. В статье мы расскажем, что такое процессы в бизнесе и когда их стоит модернизировать, а также рассмотрим основные этапы на пути автоматизации и масштабирования.
Автоматизация бизнес-процессов — это перенос части функций и обязанностей, которые работники выполняли вручную, в специальные программы или автоматизированные системы. Благодаря этому улучшается качество производства, высвобождаются ресурсы и появляется время для более качественного обслуживания клиентов.
Приведем пример. Раньше в магазине «Х» продавцы-кассиры тратили время на то, чтобы пробить два чека, но когда настроили эквайринг с онлайн-кассой, на обслуживание одного клиента стало уходить меньше времени. Как следствие, на кассе стало меньше очередей и меньше недовольных клиентов. Также у кассиров появилось время, чтобы ответить на вопросы покупателей.
В любом случае автоматизация — это упрощение работы и повышение удобства для покупателя и работников.
Для начала изучите, какие процессы есть в вашей организации и решите, действительно ли стоит их автоматизировать.
Бизнес-процесс — набор действий, которые выполняют сотрудники, чтобы создать ценность для заказчика или партнера. Такие действия повторяются из раза в раз, от клиента к клиенту.
Все бизнес-процессы можно разделить на три основных типа:
Отдать на автоматизацию можно бизнес-процессы любого типа, но с тем условием, что это поможет упростить работу персонала, повысить производительность труда или качество продукта.
Автоматизацию можно использовать независимо от размеров бизнеса. Однако сложная автоматизация нужна не всем.
Для небольших бизнесов хорошо подойдут уже готовые решения, которые есть на рынке — создавать индивидуальный проект и вкладывать большие суммы не имеет смысла. Крупные компании чаще автоматизируют отдельные процессы в единую интегрированную систему. В таких случаях недостаточно типовых решений, поэтому инструменты создаются под заказ. Если говорить о крупных корпорациях, то они успешно масштабируются как раз благодаря автоматизации. Здесь подбираются решения для полной модернизации компании, что требует глубокого погружения во все процессы и создания индивидуального решения.
Гарантированно повысить ценность для потребителя или рентабельность за счет автоматизации чаще всего удается в таких направлениях, как:
Сервисам и программам не стоит доверять те направления, которые требуют:
Если разделить процесс перехода на этапы, будет проще разобраться, с чего начинать и к чему нужно стремиться.
На этом этапе вам нужно проанализировать, как работает вся система, чтобы найти в ней слабые места, а затем просчитать, поможет ли их наладить автоматизация или лучше подойдет другой способ.
Смоделируйте все процессы, чтобы понять, где изменения необходимы в первую очередь. Для этого удобно использовать специальные программы, например, Camunda или Visual Paradigm. Также подойдет стандартная miro или даже простой листок бумаги и ручка. Если раньше вы уже составляли ментальную карту (Mindmap) или карту путешествия клиента (CJM), их тоже можно использовать для анализа и поиска «слабых звеньев» всего процесса.
Бизнес-процессы можно оформить в виде схемы. Если максимально упростить, это будет выглядеть вот так:
Когда схема будет готова, вы увидите, как работает система в общем и заметите ее слабые места.
Как понять, что с процессом что-то не так? Ориентируйтесь на следующие критерии:
Итак, вы поняли, что не так в вашей системе. Теперь поставьте конкретную цель. Например:
С понятной целью будет проще сформировать бюджет на модернизацию и принять окончательное решение в пользу или против автоматизации.
Иногда бывает, что после автоматизации компании, наоборот, теряют больше ресурсов, чем тратили до нее. Финансы расходуются, а изменения себя не оправдывают. Чтобы такого не происходило, перед переходом важно просчитать все риски и вычислить реальные выгоды. Например, если выручка компании составляет 2 миллиона в месяц, а внедрение автоматизации будет стоить 500 тысяч в месяц, то такую модернизацию едва ли можно будет назвать успешной.
Вычислить прибыль можно разными способами. Всё будет зависеть от процесса, который требует доработки. Например, можно сравнить текущие затраты на процесс, с затратами на покупку и установку новой системы, а также обучение сотрудников. Или взять время, которое сотрудник тратит на задачу сейчас, и время, которое будет уходить на задачу после модернизации, а затем сравнить затраты с прибылью от освободившегося времени.
Есть процессы, которые требуют более сложных вычислений. В некоторых случаях стоит обратиться к экономистам или другим специалистам в области финансов. Также иногда бывает, что для улучшения процессов не требуется больших вложений: чтобы оптимизировать систему, достаточно поменять подход.
Если вы просчитали все выгоды и риски и готовы к изменениям, переходите к выбору конкретного инструмента. Независимо от того, в какой сфере происходит модернизация, при выборе ориентируйтесь на следующие критерии:
Существуют универсальные инструменты, которые помогают автоматизировать процессы на начальном этапе — Microsoft Excel и Google-таблицы. В них можно описать процессы и настроить формулы расчета нужных показателей. Например, можно автоматизировать работу отдела продаж на базовом уровне — создать клиентскую базу, контролировать оплаты и подсчитывать выручку.
Также существуют более специализированные программы:
Выбор оптимального инструмента будет зависеть от конкретной области и ваших целей.
Что входит в автоматизацию бизнеса, помимо непосредственно внедрения изменений? Учитывайте несколько моментов, которые также важны при переходе:
После автоматизации любого процесса важно отслеживать эффективность и находить точки роста. Не бойтесь корректировать инструкции и работу в целом: регулярно собирайте обратную связь от коллег, анализируйте ее и принимайте меры, если нужно.
Учитывайте, что от автоматизации не всегда можно ждать мгновенных результатов. Соберите все показатели до изменений, а затем регулярно сравнивайте их с новыми показателями. Изменения могут принести свои плоды не сразу, а в течение длительного срока — всё зависит от масштабов бизнеса и конкретной ситуации. Например, прирост выручки от подключения торгового эквайринга будет уже через 2 месяца, а от введения новой системы учета склада — через полгода-год.
Иногда, для качественных изменений в компании приходится менять и другие, смежные, процессы или дорабатывать инструмент под конкретную ситуацию.
Перед тем как сделать выбор, идти по пути автоматизации или нет, учитывайте несколько основных моментов:
⌘⌘⌘
Мы разобрали, что дает автоматизация, кому и зачем она нужна, и показали весь процесс поэтапно. Больше статей с пользой для бизнеса читайте в нашем блоге.
Многие предприниматели жалуются на сложный и слишком изобильный документооборот: много документов приходится оформлять. Но при…
Чтобы легально пользоваться результатами чужого труда в своем бизнесе, нужно за это заплатить. И неважно,…
Франшизы предоставляют предпринимателям возможность использовать популярные бренды, эффективные бизнес-модели и поддержку со стороны материнской компании.…
Некоторые компании сосредотачивают в своих руках и производственные мощности, и права на то, что на…
У любой компании есть адрес, по которому она «прописана», то есть зарегистрирована в ЕГРЮЛ. Но…
Подросток может заниматься бизнесом, но с учетом важных условий, прописанных в законе. Разбираемся, как несовершеннолетнему…